4 conseils pour mettre en place une gestion des ressources humaines efficace
L’innovation est posée, les premiers clients sont signés, arrive le moment de monter une marche en embauchant ou de se verser un salaire. Cette étape clé impose l’édition en fin de mois de la première fiche de paie. Quid de nos obligations franco françaises ?
Clé n°1 : déterminer votre convention collective
Clé n°2 : contracter la protection sociale du salarié
Clé n°3 : trouver votre éditeur de fiche de paie
Clé n°4 : mettre en place votre process de gestion des dossiers ‘RH’
1. Je dois déterminer la convention collective à suivre a minima
Suivant votre activité enregistrée au tribunal de commerce (le code APE), les conditions salariales doivent suivre a minima une convention collective. La convention collective définie pour l’ensemble des salariés, cadres ou non cadres, un socle encadrant les salaires, la protection sociale, les congés, la durée de travail…
Dans de nombreux cas, édition de logiciels, programmation, l’ingénierie, ect… vous êtes sous la convention dite ‘SYNTEC’.
2. Je souscris la mutuelle santé et la prévoyance collective
Les niveaux de protection sociale sont imposés par votre convention collective et se répartissent sous une mutuelle santé, une prévoyance et la retraite.
Les trois socles de la protection sociale ont des niveaux minimaux de garanties différent entre cadre et non cadre, un coût également différent.
Pour illustrer, la convention SYNTEC impose une mutuelle avec une participation de 50% par la société et couvrant les salariés et ses enfants. Le cout de la mutuelle d’un salarié non cadre est forfaitisé à 23,50€ en 2017 pour la société.
Avant le versement de votre premier salaire, vous devrez :
- souscrire une mutuelle santé et une prévoyance
- s’affilier aux régimes de retraites Agirc et Arrco (demandez à votre expert comptable de le faire).
La prévoyance ?
A la suite d'un accident de la route, un salarié perd la vue ou 3 doigts de la main. Que se passe-t-il pour lui ? Peut-il reprendre le travail ? Sous combien de temps sera-t-il capable de travailler ?
Au-delà du risque de perdre une ressource clé pour votre start-up, la prévoyance assure à votre salarié un revenu de compensation.
L’on doit respecter a minima la convention collective en terme de garanties, augmenter les niveaux de garanties peut être un vrai atout pour débaucher et pérenniser vos talents.
Et pour votre start-up ? si vous avez identifié une ressource clé dont l’incapacité à travailler entrainerait des conséquences lourdes pour votre start-up : assurez cet homme clé. Cette assurance vous permettra d’avoir par exemple un capital pour embaucher une nouvelle star et vous accompagnera dans votre recherche de la ressource rare.
La convention collective peut recommander, voir pour certaines encore imposer un assureur pour votre mutuelle et prévoyance. Heureusement, la concurrence est possible depuis peu donc n’hésitez pas à faire appel à un courtier en assurances pour vous conseiller au mieux.
3. Je trouve mon éditeur de fiche de paie
Notre cher système français regorge de nombreuses spécificités comme celui de la fiche de paie. La fiche de paie est normalisée notamment par la convention collective et doit comporter, sous peine d’être caduc, un nombre important de renseignements.
En France l’édition de la fiche de paie est souvent réalisée par l’expert comptable. Cette fonction peut être externalisée à des spécialistes ne réalisant que cette mission. Il faudra tout de même vous assurer de la compétence du prestataire car en cas de fiche de paie erronée : qui prend en charge les sanctions ?
4. Je trouve mon process de gestion des documents liés aux ressources humaines
Vous avez embauché, signé un contrat de travail, contracté une mutuelle et une prévoyance : maintenant il est utile de penser à l’architecture de votre base documentaire.
Quid du niveau des habilitations aux dossiers : permettre à chaque salarié de connaitre les conditions salariales de ses confrères peut générer quelques frottements sociaux…
Nous vous préconisons de créer :
- un dossier ‘Conventions’ pour y regrouper l’ensemble des contrats et attestation d’adhésion pour le compte de votre société
- Mutuelle santé : attestation d’adhésion, conditions générales, la décision unilatérale de l’employeur pour instituer la mise en place obligatoire de la mutuelle
- Prévoyance : attestation d’adhésion, conditions générales, la décision unilatérale de l’employeur
- Agirc Arrco : attestations d’adhésion
- URSSAF : attestation d’adhésion et tous vos échanges avec eux et votre expert comptable
- Pour chaque salarié, un dossier dédié avec les fiches de paie, les adhésions à la mutuelle et prévoyance, le contrat de travail, des copies de l’attestation de sa carte vitale et sa carte d’identité
L’accès à ces dossiers est limité dans un premier temps aux gérants et associés.
Un dossier partagé et accessible à tous avec:
- Une procédure d’entrée dans la société comportant vos attentes en matière de gestion et de bonne conduite des systèmes d’information, des documents marketing de la société (exploitation du logo, signature commune…), les niveaux de garanties de la mutuelle et de la prévoyance contractés …
- Les conditions générales de la mutuelle et de la prévoyance
Ces 4 clés sont issues de retour du terrain d’entrepreneurs. Elles vous permettront d’optimiser votre première embauche, véritable moteur de succès pour de votre entreprise.
Thomas Witrand a fondé le site assurances.tech de courtage en assurances dédiées aux startup. Il est également CEO du cabinet RIMATORIS Patrimoine & Finance et est chargé d’enseignement à la faculté de droit de Toulouse.
Lire aussi: Le CV n’est-il plus adapté au recrutement IT?
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