5 choses que votre fournisseur de solution SaaS essaie de vous dire
La préparation des éléments structurants sont des facteurs clés de réussite d’un projet SaaS (Software-as-a-Service). Au cours des centaines de projets SIRH SaaS que j’ai accompagné en tant que Directeur Projet chez un éditeur, j’ai pu observer ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien, voire compromet un projet. Ces observations nous ont permis en tant qu’éditeur, d’adapter nos méthodologies de déploiement et les conseils que nous donnons à nos clients pour que leurs projets se déroulent le mieux possible. Souvent emportées par le projet et les délais, les équipes RH du client occultent certains conseils de leur éditeur, en particulier lorsque ceux-ci ne concernent pas l’outil lui-même, mais la façon dont est abordé le projet. Je vous propose 5 phrases à ne surtout pas négliger si vous les entendez durant votre projet SaaS; leur prise en compte pourra influer très fortement sur la réussite de votre projet.
Vous déviez trop du standard
Connaissez-vous la philosophie de votre solution SIRH? Les solutions de ressources humaines en mode SaaS sont généralement conçues autour des bonnes pratiques de leur marché. Ainsi, là où une solution américaine favorise un modèle de rémunération à la performance appliquant une courbe stricte de répartition du budget, une solution européenne privilégiera un modèle holistique sur la base d’une évaluation des compétences.
S’éloigner trop du standard en mode SaaS de votre éditeur impliquera une mise en place de solutions de contournement qui peuvent mettre en péril la pérennité de votre application RH et de son utilisation dans le futur. Avant de vous lancer, il est donc essentiel de prendre en considération le marché d’origine de votre solution SaaS, sa philosophie et les bonnes pratiques sur lesquelles cette solution a été conçue.
Votre logiciel ne mettra pas les gens d’accord
Vous espérez éviter un débat en interne en vous cachant derrière un outil? On pense parfois qu’une solution SIRH mettra tous les acteurs de l’entreprise d’accord, comme par miracle, ou pire encore qu’elle permettra à tout le monde de vivre en parfait désaccord. Ces projets sont voués à l’échec avant même de commencer. Il n’y a pas de projet sans politique. C’est en prenant le temps d’analyser chaque population selon sa capacité d’influence et sa réticence au projet que l’on arrive à adresser les points difficiles avec la bonne population au bon moment.
Une solution SIRH vous obligera à écrire noir sur blanc vos processus métier et mettra en exergue tout manque d’harmonisation à travers vos différents services et/ou sites. Bien que la plupart des solutions puissent assimiler ces disparités, vous conviendrez qu’il est difficile de comparer des choux et des carottes. Il est essentiel de considérer le niveau d’harmonisation dont vous souhaitez bénéficier. Les besoins de reporting et de visibilité globale sont deux clés qui vous permettront d’identifier le niveau de localisation acceptable. Bien sûr, il vaut mieux s’y préparer en amont!
Votre processus n’est pas assez mûr
Les projets en mode SaaS suivent un rythme soutenu car le paramétrage est relativement rapide. Ces projets étant fréquemment vendus en forfait, votre fournisseur espère vous satisfaire au bout de deux ou trois itérations de conception. Pour ce faire, il a besoin de comprendre votre processus RH dès le lancement du projet. Mais si vous présentez un processus dont la définition n’est pas claire, il se peut que votre fournisseur soit obligé de décaler le planning. Ce retard peut nuire à l’appropriation de l’application par la suite.
J’ai vu un projet de solution de recrutement prendre un an de retard car une partie commune de ce processus souvent localisé n’était pas correctement identifiée en amont, ni validée par les bons acteurs. La maturité de votre processus est parfois difficile à mesurer surtout lorsqu’il est localisé. En cas de doute, commencez par le reporting, puis par la description des étapes du processus.
Si votre processus métier n’est pas encore totalement défini, vous avez deux solutions: 1 – finaliser sa définition en amont de votre projet d’intégration (en interne ou avec l’aide d’un AMOA) 2 – vous appuyer sur le processus prédéfini au sein de votre application SaaS. Cette deuxième solution sera plus adaptée aux petites structures dont la gestion des ressources humaines est en herbe. Rappelez-vous que votre fournisseur a déjà mis en place le même processus des dizaines de fois et peut proposer des alternatives intéressantes quant aux processus qui ont eu du succès chez ses clients.
Vos managers vont en souffrir
Pour prolonger l’effet waouh de votre nouvelle solution RH et transformer l’essai sur le long terme, vos managers doivent constater un gain de temps réel. Même si votre application est à la pointe de la technologie et son interface incarne la convivialité, vous n’arriverez pas à embarquer vos managers s’ils doivent évaluer une centaine de compétences pour chacun de leur collaborateurs.
Le succès de vos processus RH dépend énormément de la participation de vos managers. Et il est difficile de changer une mauvaise image une fois qu’elle s’est instaurée. Il est nécessaire d’intégrer un ou plusieurs managers dans la mise en œuvre de votre projet SIRH. Ces managers auront un rôle d’ambassadeur vis-à-vis de l’organisation avant et après le lancement de l’outil.
Votre fournisseur ayant déjà déroulé de multiples projet d’implémentation, il connaît bien les pratiques qui favorisent l’appropriation de vos utilisateurs. De la même manière, il connaît également des contrexemples où la sur sollicitation des managers a mené à une réticence générale. En revanche, il se peut qu’il n’ose pas briser votre rêve. Sa connaissance de ce qui fonctionne bien peut faire une vraie différence.
Vous êtes trop gourmand
Votre département des ressources humaines, bénéficie-t-il d’une bonne image en interne? Lorsque vous démarrez un projet SIRH, l’envie de révolutionner le département et d’améliorer son image au sein de l’organisation par ce biais est tentante. Motivé par cet objectif, vous souhaitez intégrer toutes les fonctionnalités dont dispose la nouvelle application. Le périmètre fonctionnel augmente et ne permet plus d’aborder sereinement le projet qui échappe et devient incontrôlable! Face à un échec éventuel, l’image des ressources humaines que nous souhaitions soigner se trouve déjà altérée.
Afin de garantir le succès de votre projet, il vaut mieux commencer par des processus simples. Comme disent nos camarades anglo-saxons «less is more». Vous n’êtes pas dans l’obligation de tout tenter tout de suite, et ce n’est pas parce que vous pouvez que vous devez. Une fois que vous aurez sécurisé l’appropriation par vos utilisateurs, l’élaboration de nouveaux processus peut être envisagée dans un deuxième temps. Construisez une relation de qualité avec votre fournisseur qui facilitera un accompagnement dans la durée.
Les meilleurs projets en terme d’appropriation d’une solution de gestion des talents sont le fruit d’une excellente collaboration entre l’éditeur et l’équipe de conduite de changement du client. Le sujet de l’appropriation doit être abordé en amont et tout au long du projet pour que l’ouverture des fonctionnalités embarque les managers dans une histoire qui créé de la valeur immédiate.
Vous l’avez compris, la préparation est clé pour la réussite de votre projet de mise en œuvre d’une solution RH en mode SaaS et l’ouverture aux conseils des éditeurs est tout aussi importante. Les projets qui connaissent les meilleurs succès sont ceux où la définition des processus, les attentes de la solution, le périmètre technico fonctionnel, le dispositif d’équipe et le bon niveau de communication ont été clairement identifiés et partagés au préalable de manière transparente. La plupart des éditeurs de logiciel disposent d’outils d’évaluation de l’état de préparation pour savoir si vous êtes prêt à lancer votre projet. Demandez-leur! Osez changer la dynamique traditionnelle avec votre fournisseur car il n’est pas uniquement un expert de la solution, il est votre partenaire dans la stratégie de mise en œuvre de son application au sein de votre entreprise.
A propos de l’auteur
Travis Turnbow est directeur projets internationaux chez Talentsoft. Il possède plus de 10 années d’expérience dans les ressources humaines. D’origine américaine, Travis a toujours travaillé dans un contexte international. Il a démarré sa carrière chez Airbus en tant que responsable GPEC, avant d’intégrer NorthgateArinso pour participer à la construction de l’offre Talent en France. Aujourd’hui, il accompagne les équipes RH de tout type d’entreprise dans le déploiement international de la solution Talentsoft.
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