6 étapes pour assurer la qualité de vos tables rondes
Par Aude Sibuet & Ilham Guggenheim, contributrices FrenchWeb
Vous organisez un événement, vous avez votre thème, votre plan de communication on et off line bien ficelé. Comment vous assurer que la qualité de la table ronde soit à la hauteur de vos attentes? Participantes, animatrices ou intervenantes, nous avons assisté à de nombreuses tables rondes ces dernières années. Voici le meilleur de nos pratiques pour sortir des sentiers battus, que vous pourrez retrouver en bas de l’article sous format d’infographie.
Set Up
1. Organisez une séance d’idéation avec les premières personnes disponibles
Pour faire d’un salon un événement de qualité, il est pertinent de faire émerger des thématiques très spécifiques sans pour autant entrer dans les détails des contenus. En moins d’une heure et quatre étapes, la méthode Zéro Draft vous permet d’aller au-delà des idées clichées. L’efficacité est garantie dès une demi-dizaine de personnes. Facile !
Avec cette méthode, il est aussi possible de se rendre compte que ce n’est pas le format de la table ronde qui est le plus adéquat. Il en existe bien d’autres. Comme le format « Open space technology », aussi appelé « Forum ouvert » par exemple. Et cela a des conséquences sur la logistique.
2. Veillez à l’image que renvoie votre table ronde
Pour votre table ronde, il vous faut des experts. Vous avez besoin de tête d’affiche, c’est évident. Il vous faut aussi des orateurs qui sortent des sentiers battus et des conventions. Si les personnes se déplacent, c’est aussi pour entendre des idées fraîches ! Pensez à la représentation des personnes qui seront présentes sur scène. A quel équilibre arrivez-vous globalement ? Sont-elles toutes des hommes ? Blancs ? D’une cinquantaine d’années ? Ouvrez le champ des possibles. Des réseaux existent pour vous aider dans cette tâche, comme « Les expertes francophones » par exemple. N’hésitez pas à utiliser aussi les réseaux sociaux, tels que Twitter, LinkedIn ou Youtube. Aujourd’hui, il est possible d’identifier grâce aux communautés des personnes ayant une grande légitimité. En plus d’un vent rafraîchissant sur scène, cette méthode a un autre avantage : amplifier la communication de votre événement sur les réseaux sociaux.
Certaines têtes d’affiches sont mêmes activistes sur ce point. En 2016, Gilles Babinet, Digital Champion France, a refusé en dernière minute de participer à une table ronde qui ne comptait que des hommes. #JamaisSansElles
3. Choisissez avec soin vos animateurs. Si possible : rémunérez-les !
On l’oublie parfois en croyant que le rôle de l’animateur est simple. En réalité, il est crucial. Prenez des professionnels. Rémunérez les autant que possible. Là aussi, veillez à respecter la parité parmi eux si vous avez plusieurs tables rondes. Un animateur professionnel :
- Prend soin d’échanger sur le thème avec chacun des intervenants en amont de la conférence.
- Peut ainsi assurer la pertinence de ses questions et la cohérence de la table
- Anticipe la distribution de la parole entre les intervenants, en veillant à varier des points de vue pour une même question.
Idéalement, si les intervenants et l’animateur peuvent consacrer plus de temps à votre événement, la méthode d’idéation indiquée ci-dessus pour définir leur propre fil rouge permettrait d’élever le débat.
4. Coachez vos intervenants pour une prise de parole efficace
A quelques jours de votre événement, formez en présentiel ou envoyez des MOOCS à vos intervenants et animateurs sur :
- les biais cognitifs
- la prise de parole en public : savoir-être, savoir-faire et confiance.
Une table ronde bien animée et vivante au Ministère de Bercy, par Vers le Haut sur le thème « éducation et entreprise ».
Jour J
Rien de pire que des questions convenues. Des intervenants qui n’ont pas préparé leur intervention, enfoncent des portes ouvertes et débitent des banalités. Autant d’erreurs évitées si vous suivez les recommandations évoquées ci-dessus.
5. Animateur : vous êtes le lien, gardez la main
- Arrivez une heure à l’avance et veillez à la convivialité de votre table ronde dans sa disposition
- N’oubliez pas d’accueillir vos invités et de les présenter de manière rapide. Vous aurez l’occasion d’apporter des compléments sur le profil de vos intervenants lors de vos questions. Cela montre au public que l’intervention a été préparée, et c’est agréable.
- Veillez à l’équilibre des temps de parole entre les interlocuteurs, en apportant un soin particulier aux personnes (souvent féminines) qui se tiennent en retrait. Si une personne n’a pas assez pris la parole, donnez-la lui en rebondissant sur un sujet sur lequel vous savez qu’elle est à l’aise. Par exemple : « Claude, sur ce sujet, pouvez-vous nous en dire plus ? »
- Faites le lien avec le public. Après 3-4 questions que vous aurez posées vous-même, vous pouvez basculer rapidement sur les interventions du public. Le bon sens est tel que le public posera souvent les questions que vous aviez prévu en premier lieu. Vous pouvez à tout moment reprendre la main pour mener le débat plus loin. Vous réussissez ainsi à instaurer rapidement des échanges authentiques, et à garder la salle en haleine.
- Donnez des repères, expliquez vos choix, remerciez les intervenants, y compris les personnes qui posent des questions. Exemple : « Il nous reste 20 minutes avant la fin de la conférence ». Ayez en tête la loi de Hofstadter : « Il faut toujours plus de temps que prévu. » Avant la fin, reprenez les phrases et les idées majeures évoquées tout au long de la table ronde.
5. bis Intervenants : soyez vous-même, soyez à l’aise
- Venez a minima 30 minutes en avance pour prendre connaissance de la salle et échanger quelques mots avec vos confrères et consœurs de scène.
- Restez vous-mêmes. N’ayez pas peur de ne pas tout savoir. L’humilité est une preuve d’intelligence qui vous honore et qui rend votre réponse encore plus crédible. Décliner une question qui ne relève pas de votre champ de compétence vous rend encore plus légitime sur votre expertise.
N’ayez pas peur de ne pas tout savoir. Ne vous sentez pas obligé de savoir répondre à tout.
Ainsi, lors d’une table ronde à l’Académie des Sciences en février 2018, Bernard Cazeneuve, Premier Ministre, avait été l’un des rares intervenants à se permettre de répondre ainsi à une question posée par une personne du public : « Je suis désolé de vous dire que je n’ai pas la réponse à cette question. Je peux néanmoins vous apporter quelques éléments en regard. »
Post événement
6. « Food for thought »
En tant qu’organisateur, n’oubliez pas de remercier les intervenants, l’animateur et de faire le travail nécessaire de partage sur les réseaux sociaux. Diffusez par exemple une synthèse avec les phrases clés de chacun.e. Une manière d’inscrire dans les mémoires et dans le temps que, oui, votre table ronde a été réussie.
La contributrice:
Aude Sibuet est Culture Manager. Son expertise est à la croisée de trois domaines: communication corporate, change management et social selling. Elle est spécialisée dans l’accompagnement de la transformation culturelle des entreprises, notamment managériale.
Les contributeurs sont des auteurs indépendants de la Rédaction de FrenchWeb. Leurs propos et positions leurs sont personnels.
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