7 outils pour faciliter la collaboration au sein de votre entreprise

A l’heure de la digitalisation et des nouvelles formes de travail, les outils collaboratifs se multiplient. Du réseau social d’entreprise aux outils de gestion de projet, il en existe aujourd’hui de toutes les sortes, si bien qu’il convient d’en étudier les différentes fonctionnalités, de leur ergonomie et à leur coût pour bien choisir le bon. Suivez-nous dans ce petit tour d’horizon des plateformes collaboratives. 

Comment choisir le bon outil?

Différentes solutions collaboratives:

Pas facile de s’y retrouver parmi toute l’offre d’outils collaboratifs disponible sur le marché ! On peut néanmoins distinguer trois catégories d’outils :

• Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) qui sont souvent généralistes ;
• Les suites bureautiques en ligne qui intègrent pour certaines une dimension sociale (Google Apps, Office 365, …) ; 
• Les solutions collaboratives de ChatOps (Slack, Jamespot, TalkSpirit, Microsoft Teams, …) qui incluent des chatbots, c’est-à-dire des agents conversationnels (des robots) capables d’analyser et de répondre automatiquement à une question posée sur une messagerie instantanée. 

La révolution des ChatOps

Les ChatOps centralisent et connectent en un seul endroit des collaborateurs, des projets, des outils de coordination, des processus, des documents, etc. En alliant la collaboration et la conversation, ces plateformes sont de plus en plus plébiscitées par les professionnels. Contrairement aux RSE très généralistes, les ChatOps présentent l’avantage d’être simples d’utilisation et intuitifs.

En nous appuyant sur une étude de Lecko publiée en janvier 2016 qui analyse les principaux outils du marché, nous avons recensé les 7 outils qui vous aideront à faciliter la communication et la collaboration dans votre entreprise.

Les critères de sélection

Les usages observés sur les réseaux sociaux d’entreprise:

Ce graphique nous apprend que les entreprises utilisent les RSE principalement pour mettre en commun les connaissances et savoir-faire de chacun (37%), pour gérer des projets (35%) et pour s’entraider (20%). Mais vous ne partagez peut-être pas les mêmes besoins. Alors avant de choisir tel ou tel outil, il faut que vous déterminiez au préalable les principaux critères que vous souhaitez qu’il intègre. En voici quelques-uns qui nous semblent importants :

• Une ergonomie et une expérience utilisateur réussies: ces outils ressemblent de plus en plus aux réseaux sociaux traditionnels. Leur prise en main est ainsi plus agréable, plus ludique et plus intuitive. Les emojis, hashtags, arobase et autres GIFs ont aussi leur place dans le monde professionnel.
• L’intégration d’applications tierces: intégrez les outils qui vous seront utiles dans la réalisation de certaines tâches ou qui vous feront gagner en productivité et en temps. (Trello pour gérer vos tâches, Dropbox pour partager vos fichiers, MailChimp pour recevoir des alertes et bilans suite à vos campagnes emailing, etc.)
• La visio-conférence: pouvoir passer des appels en one-to-one ou à plusieurs interlocuteurs en même temps est indispensable. Pouvoir le faire aussi bien en audio qu’en vidéo l’est tout autant.
• L’ouverture à l’externe: cela permet de collaborer avec d’autres entreprises, des partenaires, des clients ou des fournisseurs sur des projets communs.
• Un moteur de recherche amélioré: retrouvez facilement et rapidement des fichiers, des collaborateurs, des conversations, etc.

Les outils collaboratifs qu’il vous faut!  

Jive, le leader historique:

Avec IBM Connections et Salesforce, Jive est considéré comme l’un des éditeurs leaders sur le marché des solutions de RSE, notamment grâce à sa principale solution, Jive-n. Il propose une offre généraliste complète et haut de gamme. Face à la concurrence positionnée sur le segment de la productivité, Jive a développé trois applications en parallèle : 

• jive daily: un intranet connecté à votre entreprise pour faciliter la communication et la productivité en dehors du lieu de travail ;    
• jive circle: un organigramme et un annuaire de votre entreprise  

Jive intègre également de nombreuses applications que vous utilisez peut-être déjà, telles que Google Docs, Office 365, Evernote, mais aussi des applications pour stocker vos documents, gérer vos e-mails ou communiquer.

Avec une offre aussi complète et aboutie, Jive s’adresse surtout à des entreprises matures, complètement à l’aise avec les outils collaboratifs numériques.   

Podio, la solution sur-mesure:

Podio est un outil danois encore peu connu en France. Pourtant, il réunit beaucoup de fonctionnalités en une seule et même application, claire et ergonomique. Podio permet de centraliser documents, workflow et communications en un seul endroit. On peut y partager des fichiers, coordonner des projets et des tâches, organiser son agenda ou encore échanger avec ses collègues via une messagerie instantanée ou des appels vidéo.

Voici quelques-unes des intégrations possibles dont dispose Podio :

Slack, l’outil qui révolutionne la productivité:

Lancé en 2014, Slack a depuis conquis bon nombre d’entreprises, des plus petites structures aux plus grandes. Son succès a été fulgurant, et les chiffres parlent d’eux-mêmes. En juillet 2016, Slack a atteint la barre des 4 millions d’utilisateurs actifs par jour. Ce vif succès s’explique en partie par son interface, qui est ludique et attrayante.

Sa messagerie instantanée contraste avec les e-mails. Elle est plus interactive, amusante et surtout moins formelle. Les hashtags, les mentions, les likes, les GIFs font partie intégrante de Slack.

L’autre atout de Slack est son nombre considérable d’applications tierces, environ 500 (Twitter, Google drive, Dropbox, Asana, Trello, etc.). Ainsi, Slack n’est plus seulement un outil de partage et de messagerie instantanée.

Slack est aussi connu pour son moteur de recherche amélioré et pour être l’un des premiers à avoir intégré les chatbots. Depuis, ils ne cessent d’être développés.

Parmi les dernières fonctionnalités proposées à ses utilisateurs, on trouve :

• la visualisation des fichiers PDF directement sur Slack,

• la possibilité de changer facilement de teams et de channels sur iOS,

• la personnalisation de l’interface
• la capacité à supporter et lire des fichiers musicaux et vidéo.

Les appels vidéo devraient, quant à eux, être rapidement déployés. Un partenariat avec Google a récemment été annoncé, ce qui augure une intégration prochaine de G Suite, les applications de Google Cloud dédiées aux entreprises (Gmail, Docs, Drive, Agenda, …).

HipChat, le renouveau de succès:

Avec l’ascension de Slack, HipChat, qui avait auparavant une apparence beaucoup plus austère, a depuis revu son interface. 

Ancienne interface                                                                                           Nouvelle interface 

Dès lors, HipChat a quelque peu redoré son blason, même s’il ressemble beaucoup à Slack, à la différence des « channels » qui deviennent des « rooms ». HipChat compte une centaine d’applications tierces (Google Drive, Agenda, Facebook, Trello, Asana, Salesforce, …) et intègre aussi des chatbots. L’avantage qu’a HipChat sur Slack est la possibilité de partager le contenu de son écran et de réaliser des chats vidéo. Mais Slack n’a pas dit son dernier mot.

talkSpirit, l’alternative française:

L’éditeur français talkSpirit surfe aussi sur la vague des ChatOps en intégrant des bots, et en se concentrant sur la communication et la productivité. L’interface est épurée, fluide et simple d’utilisation. On distingue aisément la partie communication (messagerie instantanée) de la partie collaboration et partage d’informations (publications dans les groupes, messages privés, fil d’actualités). Selon Lecko, il s’agit de la meilleure ergonomie du marché.

On apprécie également la possibilité de personnaliser graphiquement la plateforme TalkSpirit (afficher son logo, changer l’image de fond des pages d’accueil, modifier les thèmes graphiques).

A la manière de Slack, talkSpirit intègre beaucoup d’applications tierces, environ 400 (réseaux sociaux, Trello, Google Drive, Dropbox, …) pour pouvoir effectuer des veilles, gérer des projets, les relations clients, etc. Ainsi, tous les documents, contenus et mentions de votre entreprise sont synchronisés automatiquement sur la plateforme. Avec Facebook, Twitter et RSS, vous pouvez suivre tout ce qui se dit de vous sur Internet.

Même s’il ne dispose pas (encore) de la conversation vidéo, talkSpirit présente l’avantage d’être aussi ouvert à l’externe. Des partenaires et clients peuvent, en effet, être conviés dans les groupes. Enfin, talkSpirit a développé une application mobile, talkSpirit Messenger, pour compléter son offre et permettre à ses utilisateurs de communiquer partout à n’importe quel moment.

Microsoft Teams, le nouveau rival de Slack:

Teams est le dernier né de Microsoft. Sorti en novembre 2016, cet outil est intégré à Office 365, il faut donc y être abonné pour pouvoir l’utiliser. De prime abord, Microsoft Teams ressemble beaucoup à Slack, tant au niveau de l’interface que des fonctionnalités. Tout comme plusieurs de ses concurrents, l’outil dispose de fonctions de messagerie, de créations de groupes et canaux, de personnalisation. Il intègre également des connecteurs et bots.

Mais son atout réside dans les appels vidéo via Skype et l’intégration d’autres outils propres à Microsoft, comme sa suite bureautique Office. Ainsi, vous pouvez gérer vos projets et équipes via Planner, partager, visualiser et modifier des documents Word, Excel, etc. Des applications externes peuvent aussi être ajoutées (Asana, Hootsuite, Zendesk, etc.).

Quant à la partie messagerie, elle se veut ludique comme Slack. On peut envoyer des emojis, des GIFs, des stickers ou encore des mèmes.

Yammer, l’outil désormais intégré à Office 365:

Une autre solution développée par Microsoft pour ses produits Office est Yammer, un outil qui date de 2008. Il permet de communiquer et collaborer autour de projets communs plus rapidement grâce à des groupes de travail, des profils utilisateurs et un flux de Découverte. La collaboration externe est aussi possible en ajoutant des partenaires, clients et fournisseurs à ses groupes de conversation. Simple d’utilisation, ergonomique et moderne, Yammer est apprécié des entreprises utilisatrices. Un moteur de recherche amélioré permet de retrouver facilement des conversations, documents, collaborateurs, etc. 

Tout comme Microsoft Teams, la suite Office 365 est incluse et permet de créer et partager des documents.    

Cette liste d’outils de collaboration n’est pas exhaustive, il en existe beaucoup d’autres (Beezy, Sitrion, Glip, Social Cast, etc.). La plupart des plateformes ont aujourd’hui intégré une dimension sociale, y compris les acteurs historiques (Jalios, Microsoft, IBM Connections, eXoPlatform).

Les outils généralistes développent des fonctionnalités transversales pour se diversifier et répondre à de nouveaux besoins. Certains se concentrent dans des domaines particuliers, Knowledge Plaza est, par exemple, plus focalisé sur la gestion des connaissances. D’autres sont personnalisables et configurables, ce qui leur permet de s’adapter au mieux à chaque entreprise (blueKiwi, Jive, Jamespot).

Enfin, la plupart des nouveaux outils s’alignent sur le segment de la productivité. Les outils qui étaient davantage orientés sur la communication sociale (Slack, HipChat, talkSpirit) développe des fonctionnalités et applications tierces visant la collaboration et la gestion de projets. A l’inverse, les outils qui étaient spécialisés dans la gestion de projets ont mis en place un système de messagerie instantanée (Asana, Trello).

Si, finalement, ces outils de collaboration sont trop élaborés par rapport à vos besoins, vous pouvez opter pour des solutions principalement orientées vers la communication. Pourquoi ne pas essayer la version professionnelle de Facebook, Workplace ? Vous pouvez aussi essayer Typetalk, une messagerie instantanée très similaire à Slack.

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