Frenchweb publie les bonnes feuilles du nouveau livre de Marie-Noéline Viguié et Stéphanie Bacquere («Makestorming : le guide du corporate hacking», Diateino, 2016). Cet ouvrage propose une feuille de route pour hacker sa propre entreprise et changer son rapport au travail.

Sur quels sujets peut-on sprinter ?

On peut sprinter sur presque tout ! Pour dynamiser un projet englué, concevoir un nouveau produit, répondre à un appel d’offres… Le tout est de travailler sur un sujet de fond : un projet concret, important pour l’entreprise et sur lequel on a envie de réussir. S’il s’agit de réinventer les menus de la cantine ou de trouver un nom pour une nouvelle application, des sessions de créativité feront largement l’affaire. 

Comment se déroule un sprint ?

Un sprint n’est pas une course contre la montre ! Un sprint avance à petits pas rapides et mesurés, avec une obligation de résultat. Dans les faits, chaque sprint est constitué de temps de travail itératifs de conception et de prototypage (en équipe ou en plusieurs sous-équipes), et rythmé par des moments de partage qui peuvent se décliner de diverses manières :

• des présentations intermédiaires avec la présence de mentors ou de jurys ; – des crash-tests qui permettent de tester le caractère opérationnel des prototypes ou des concepts 
• des moments d’échange, d’inspiration, de convivialité…

Des projets complexes peuvent être conçus en une série de sprints, chacun ayant son objectif propre. 

Avec qui sprinte-t-on ?

Le casting d’un sprint est essentiel. Il s’agit de réunir tous ceux qui sont impliqués dans la conception, mais aussi ceux (cols blancs ou cols bleus !) qui seront impliqués dans sa mise en œuvre par la suite. La règle essentielle : oublier toute idée hiérarchique. Pour «casser» plus facilement ces hiérarchies et apporter des idées nouvelles, les sprints de makestorming incluent presque toujours des personnes extérieures à l’entreprise. 

Ne pas confondre vitesse et précipitation ! Un sprint peut permettre de gagner beaucoup de temps, mais pour cela, il doit être soigneusement préparé en amont. Chez nod-A, chaque sprint nécessite au moins huit jours de préparation étalés sur un ou deux mois pour les plus petits sprints et ça peut monter jusqu’à 20 jours pour les plus importants. 

Comment organiser des temps collaboratifs productifs ? 

Il existe de nombreux formats possibles de temps collaboratif. Le sprint en est un, d’autres sont à inventer (nous y travaillons)… Mais au-delà du format, l’efficacité du travail collaboratif réside surtout dans une bonne préparation, et dans l’animation. 

Prépare très (très) bien tes temps collaboratifs 

Réunis des personnes dans une pièce sans avoir rien préparé et elles joueront au foot ou referont le monde en buvant un café. Si tu veux travailler efficacement et accélérer tes projets, la préparation est essentielle. On dit souvent que la conception d’un temps collaboratif compte pour 90 % des résultats produits. 

• Pour des formats très courts (« voyons-nous une demi-heure »), sois clair sur l’objectif que tu cherches et partage-le clairement avec les autres. 

• Pour des formats plus longs (ou avec de nombreux participants), trois ou quatre temps de travail (au minimum en binôme) seront peut-être nécessaires pour tout préparer : les objectifs, le(s) livrable(s), le casting, le rythme de travail, les outils nécessaires…

Définis un objectif clair et des livrables 

Pour travailler efficacement, pose toujours clairement l’objectif que le groupe devra viser. Pour te faciliter l’animation, identifie aussi le ou les livrables associés à cet objectif. C’est ce livrable qui permettra d’orienter tous les participants dans une même direction. En mode makestorming, on parlera volontiers de prototype. 

Pose-toi en facilitateur 

Bannis le vocable de «chef de projet», et positionne-toi plutôt en facilitateur. À la fois animateur et médiateur, le facilitateur n’est pas le chef, mais celui qui crée le cadre permettant au groupe d’atteindre ses objectifs. Tu pourras jouer ce rôle à la fois en amont, dans la préparation (éventuellement en impliquant certains membres du groupe dans la définition du cadre et des outils). Tu joueras aussi le rôle de facilitateur pendant la séance de travail, en veillant à la participation de tous et au respect (ou à l’adaptation) du cadre pour atteindre l’objectif le plus simplement possible. 

Fixe des règles souples… et fais-les respecter 

Il n’existe pas de loi absolue qui puisse garantir le succès d’un temps collaboratif. L’important n’est pas dans la règle elle-même, mais que la règle soit claire, explicite et partagée – en un mot : que tous les participants adhèrent au cadre de travail que tu proposes. Dans le même temps, ces règles doivent être souples. Quelqu’un peut proposer un changement de règles si cela permet d’atteindre plus facilement l’objectif. Mais ce changement devra être explicite et approuvé par tous. Il devient alors la nouvelle règle commune. Il en va de même en cas de désaccords : ne les mets pas sous le tapis, mais propose un cadre pour les résoudre (vote, débat, complément d’information avant décision, expérimentation…). 

Quelques exemples de règles pendant un temps de makestorming : 

• il est interdit de critiquer la proposition d’autrui sauf si on est capable de proposer une vraie alternative
• égalité totale de dignité ; ce ne sont pas les grades qui tranchent, ce sont les compétences
• respecter les timings et les livrables associés
• on est présent à 100 % ou on ne participe pas
• ne pas avoir peur des désaccords et refuser le consensus mou. 

Ces règles, fais-les tiennes, expose-les à tout le monde au lancement du projet, rappelle-les à chaque session collective, explique-les, affiche-les. Et lorsque les participants ont adhéré aux règles, fais en sorte qu’elles soient respectées.

Le rôle du facilitateur dans les temps collaboratifs 

Le facilitateur doit fluidifier le travail collaboratif. En amont d’un temps collaboratif, c’est lui qui prépare le déroulé et conçoit l’environnement (le lieu, les règles, les outils…) qui permettra aux équipes de travailler efficacement. Pendant ce temps de travail, le facilitateur devra : 

• garder un œil sur le temps et s’assurer que le timing est respecté par les participants 
• être capable de modifier ou adapter le déroulé en temps réel selon la manière dont se déroule le travail 
• s’assurer que les participants savent à tout moment ce qu’ils doivent faire et de combien de temps ils disposent pour cela 
• être certain que le temps de parole soit équilibré dans les équipes afin que chacun puisse exprimer son opinion 
• gérer et débloquer les situations de conflit 
• aider les équipes à se poser les bonnes questions, à prendre les décisions nécessaires pour arriver à des solutions optimales 
• encourager les cycles d’itérations / essais / erreurs en poussant les équipes à le faire et en déculpabilisant les intervenants de faire des erreurs 
• aider les équipes à converger autour d’une idée et à identifier la nature du prototype qu’elles doivent construire.

De manière générale, le facilitateur influe aussi sur le moral et la dynamique du groupe. Il doit donc transmettre une énergie positive pour motiver les autres et les encourager, tout en restant neutre par rapport aux idées proposées, sans chercher à en pousser une en particulier. C’est «son équipe», mais ce n’est pas «son projet» : voilà qui facilite grandement le travail.

Makestorming : le guide du corporate hacking
Marie-Noéline Viguié et Stéphanie Bacquere
Diateino, 2016
252 pages

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