ERP, source de communication?
Quand on pense ERP, nous viennent immédiatement à l’esprit des chiffres, des ratios, des processus, des règles de gestion, etc. Bref, de l’information très structurée. Et pourtant, comme dans beaucoup de domaines de notre vie professionnelle, ces informations brutes sans éclairage ni explication demeurent obscures. A l’inverse, quand on évoque la communication, on pense à davantage de volatilité, d’informel, voire de la fantaisie.
Alors, comment résoudre cette apparente contradiction: l’ERP, source de communication? Certes, les nouvelles technologies ont grandement facilité la réconciliation de ces deux domaines, mais la maturité des utilisateurs d’ERP y est aussi pour beaucoup.
De l’ERP à la communication
Si on revient sur la définition d’un ERP, il s’agit de plusieurs applications couvrant tout ou partie du Système d’Information et qui sont fournies par un même éditeur. L’unicité des données étant assurée, les flux sont unifiés (on passe d’une donnée CRM à une donnée comptable, par exemple) et la coordination entre les services ou les collaborateurs devient plus aisée. Ce ne sont pas les applications dédiées à un service qui communiquent entre elles, mais les collaborateurs en s’interrogeant sur la signification ou le devenir de telle ou telle donnée. Ainsi le mode Web a bien amplifié ce mouvement! C’est désormais la maturité des équipes de DSI et des Directions Financières qui impulse la mise en place d’un ERP. L’outil traduira fidèlement les flux et les règles de gestion et tous les intervenants de l’entreprise seront encouragés à communiquer autour de l’outil.
L’ERP et la communication externe
Côté communication externe, on trouve la communication financière, qui, via des chiffres issus de l’ERP, propose une masse d’informations et d’obligations légales commentées, à destination des investisseurs et des partenaires financiers. Certains éditeurs de BI ne s’y sont pas trompés en proposant la création automatique de commentaires dans leurs propres rapports. La mise à disposition de templates de mails pour accompagner différents documents (vente, achat, relevés de temps) est également révélatrice du besoin de commenter une information structurée. Plus loin encore, certains ERP offrent même la possibilité d’importer des mails dans leur propre GED ou progiciel, garantissant ainsi la traçabilité des échanges entre les utilisateurs d’ERP et leurs partenaires (sous-traitants, fournisseurs, clients, candidats, etc.).
L’ERP et la communication interne
C’est à la communication interne que l’ERP amène de nombreux bénéfices: cette communication s’illustre bien avant la mise en place ou le changement d’ERP. C’est une démarche qui garantit une excellente appropriation de l’outil: en parler avant même son implémentation, en étudier les limites et les performances, définir les processus hors ERP, permet d’intégrer tous les intervenants en amont et d’éviter les désillusions ou les rejets.
L’ERP pour un travail collaboratif
Enfin, et cette caractéristique n’est pas toujours mise en avant, l’ERP suscite naturellement le travail collaboratif en humanisant les processus. Par exemple, une note personnalisable à destination des personnes validant les notes de frais ou une note informelle relative à un événement dans l’entreprise trouveront leur place dans un ERP. Et la diffusion de commentaires sur les tableaux de bord ou les rapports à usage interne, est un gage essentiel de cohérence au sein d’une entreprise. Enfin, les technologies Web facilitent le graphisme ludique, cohérent avec la stratégie de communication de l’entreprise, mais aussi l’utilisation de portails intégrant, des alertes sur des événements, des abonnements à des données intéressant le collaborateur, des fils d’actualité, des tchats, etc. Tout comme les outils de nos réseaux sociaux!
Pour conclure
On le voit donc, on est bien loin de ces outils de gestion et de finance, aux écrans tristes, aux bips monotones et aux rigidités handicapantes. Le Web, les nouvelles technologies et les nouveaux comportements dans le monde du travail ont permis d’humaniser et de désacraliser les ERP, en les rendant communicants!
La contributrice:
Sophie Charrier est chef de produit ERP et logiciel CRM chez Everwin. Elle accompagne le développement des solutions Everwin, leader des logiciels de gestion pour les sociétés de services.
Les contributeurs sont des auteurs indépendants de la Rédaction de FrenchWeb. Leurs propos et positions leurs sont personnels.
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