[Made in océan Indien] Quels défis pour l’organisation d’un événement virtuel?
Par Vincent Pollet, correspondant FrenchWeb
Rencontre avec Mary Jane Kirstätter, « The Hunter », chez Agile Media Ltd, membre de la Mauritius Software Craftsmanship Community (MSCC). C’est à cette agence que l’on doit l’organisation de la DevCon (Developers Conference) 2020 sous un nouveau format. En effet, pandémie de Covid-19 oblige, la plus grande communauté informatique de Maurice s’est réunie de manière virtuelle et sur 3 jours (9,10 et 11 septembre), sur une plateforme spécialement développée pour l’occasion.
Comment s’est déroulée cette version numérique du DevCon? Était-elle centrée sur un thème en particulier?
La Developers Conference 2020 était initialement prévue sur le thème « Comics » et nous avons décidé de le maintenir pour la Virtual Developers Conference 2020, tous les supports marketing étant prêts depuis longtemps. Pour la « petite histoire », avec la fermeture de nos frontières en raison de la pandémie, nous avons dû contacter tous nos partenaires deux semaines seulement avant les dates d’échéance afin de reporter la conférence annuelle des développeurs.
Les réactions positives nous ont permis de repousser sereinement l’événement à une date ultérieure. Nous avons eu raison de nous fier à notre sixième sens, le gouvernement ayant annoncé publiquement la fermeture des frontières à la fin du mois de mars…
Pourquoi choisir de virtualiser l’événement plutôt que de l’annuler purement et simplement?
La Developers Conference a tellement gagné en popularité au fil des années! C’est devenu l’un des grands événements informatiques de l’année à Maurice. Nous avons des partenaires internationaux ainsi que des intervenants internationaux et leur absence aurait sans doute créé un sentiment de frustration profond au sein du public qui s’intéresse à cet univers. Alors, pour offrir la DevCon 2020 dans un cadre sécurisé, nous avons tout simplement travaillé plus dur encore pour en faire un événement virtuel!
Parlez-nous de l’organisation d’un tel évènement dans le contexte actuel: les défis, les bonnes surprises, la manière dont les participants ont accueilli ce format en ligne.
Je dois admettre que c’était beaucoup de travail, un défi humain et technique extraordinaire avec de nombreux nouveaux obstacles à surmonter. Après avoir proposé notre idée d’événement virtuel à nos partenaires, le soutien unanime de tous nous a permis d’aller de l’avant avec la planification de la conférence.
Nous sommes un groupe de neuf personnes dans l’équipe d’organisation (tous membres du MSCC – Mauritius Software Craftsmanship Community). Pendant la phase de préparation, nous avons organisé des réunions hebdomadaires régulières en ligne. Depuis avril, nous avons eu d’innombrables conférences téléphoniques pour élaborer les détails du site Web, rassuré régulièrement nos partenaires avec des mises à jour sur les progrès, et nous avons repris contact avec des intervenants pour confirmer leur intérêt quant à la tenue de leurs conférences.
De plus, nous avons contacté des orateurs précédemment refusés (principalement en raison du coût des billets d’avion) afin de vérifier leur disponibilité pour la version virtuelle. Là encore, la quantité de réponses positives était extraordinaire! Une fois les dates de la Virtual Developers Conference 2020 arrêtées, l’évènement a enfin pu être annoncé sur tous nos canaux de médias sociaux.
Nous avons également fait de la publicité et réservé des campagnes payantes sur les réseaux sociaux pour promouvoir la DevCon 2020 à l’international.
Le taux de participation : avez-vous atteint votre objectif?
Le nombre d’inscriptions a augmenté par rapport aux années précédentes : un total de 668 inscriptions uniques. Même s’il n’était pas obligatoire de s’inscrire pour assister à l’événement en ligne lui-même, le public (la majorité des visiteurs se trouvant à Maurice) était bien plus nombreux que l’annoncent les chiffres. Selon les statistiques, nos vidéos diffusées sur YouTube ont reçu 8 842 vues pendant la période de la conférence (la majorité depuis l’île Maurice). Quant aux conférences tenues en direct, elles ont réussi à traverser nos frontières! Je veux profiter de cette interview pour exprimer mes remerciements à toutes les personnes qui ont pris le temps de visionner ces vidéos et diffusions en direct!
Comment avez-vous réussi à convaincre les participants de la légitimité de l’événement malgré le changement de format?
La Developers Conference s’est fait un nom au cours de ces dernières années, aussi, les participants, conférenciers ainsi que les partenaires savent désormais à quoi s’attendre. Je dois admettre que nous avons reçu beaucoup de commentaires pendant les diffusions en direct exprimant la satisfaction du public sur les contenus proposés, la mise en page, la conception et la thématique de la conférence.
Le public peut-il, également, assister à ces conférences?
Les vidéos de la Virtual Developers Conference 2020 sont accessibles sur la chaîne YouTube MSCC et sont donc librement accessibles au public. Cependant, nos conférences physiques ne sont accessibles qu’aux participants inscrits. Le processus d’inscription et pour devenir membre de la Mauritius Software Craftsmanship Community nécessite une simple inscription sur la page Meetup du MSCC. Nous accueillons ouvertement les nouveaux abonnements et encourageons les membres du MSCC à prendre la parole lors de la conférence.
Pensez-vous adopter ce format digital pour les prochaines conférences DevCon?
Question très délicate… Nous avons vraiment hâte de participer au Google DevFest 2020 en novembre. Cependant, je dois admettre que ce contact humain propre à la Conférence des développeurs nous a manqué. Je sais aussi que beaucoup de membres de notre communauté partagent ce sentiment. Nous aimons nous retrouver après chaque journée de conférence, pour nous rencontrer dans une atmosphère plus détendue. Nous envisageons certainement de faire des choses en parallèle avec la diffusion en direct. De cette façon, nous pourrons offrir aux participants en ligne la possibilité d’assister à nos sessions!
À quand le prochain DevCon?
Certainement l’année prochaine avant la fin du mois de mars! Mais notre conférence des développeurs dépend fortement de la réouverture des frontières. Alors, croisons les doigts…
Notre correspondant :
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