Comment bien démarrer votre projet d’ERP composable dans le cloud?
[Contenu réalisé en partenariat avec Cegid]
Un ERP composable en mode cloud permet de réduire la durée et le coût du projet initial, en se focalisant sur la brique la plus essentielle : la finance. Un module qu’il sera possible d’enrichir par la suite et qui servira de socle à d’autres briques fonctionnelles, comme la gestion commerciale.
La nouvelle génération d’ERP composables en mode cloud a pour avantage, et singularité, de proposer une grande modularité, permettant de créer un système d’information à la carte et de le faire évoluer par la suite selon les besoins et la stratégie de l’entreprise.
Un ERP est un système de gestion axé sur les processus métiers et opérationnels, lesquels se traduisent en bout de ligne en transactions financières et comptables. C’est pourquoi les organisations démarrent en général leur projet ERP par la mise en place d’une brique finance, qui servira de socle à l’ensemble de leur système d’information.
L’une des autres raisons faisant de la brique finance le choix privilégié pour démarrer son projet d’ERP est que c’est celle qui présente les processus les plus normés et réglementés. La récupération des données d’une solution comptable précédente est ainsi facilitée. En général, les entreprises optent pour la reprise des données de l’année en cours, et de l’exercice n-1, si elles souhaitent être en mesure de réaliser immédiatement du reporting sur l’évolution de leur activité.
Ajouter des modules pour gagner en efficacité
La mise en place d’un ERP composable en mode cloud a aussi pour vocation de permettre à l’entreprise de s’engager dans une démarche de transformation numérique. L’objectif est d’optimiser et d’automatiser autant que possible les processus et workflows.
A l’aide de modules fonctionnels dédiés ou par l’intégration de solutions externes, il facilite la mise en place d’échanges fluides entre l’écosystème de l’entreprise et son outil de gestion financière. La gestion de la communication bancaire est un classique qui permet de faciliter l’envoi (virements) et la réception (relevés) de flux de et vers les établissements bancaires. Chez Cegid, un connecteur natif est proposé pour les solutions du marché, la mise en place de celui-ci dans Cegid XRP Flex pouvant être réalisée en moins d’une journée. Notez que le rachat de Cedricom par Cegid va permettre une intégration native dans l’ERP de ce type de service, sans avoir recours à une solution externe.
Autre sujet chaud, la dématérialisation des factures. L’article 153 de la loi de finances 2020 va progressivement imposer aux entreprises de passer à la facturation électronique pour tous leurs échanges B2B. Un ERP composable en mode cloud présente ici deux avantages : il évolue en continu et s’adapte donc automatiquement aux changements réglementaires ; il est par essence connecté et peut donc s’intégrer facilement à d’autres services web (ici, probablement une version étendue de Chorus Pro). D’ici l’application de ces nouvelles règles, l’entreprise peut se pencher sur le sujet de la dématérialisation des factures papier (ou PDF), via l’adoption d’un outil d’OCR (reconnaissance optique de caractères) avancé. Une solution que les utilisateurs trouveront, là encore, dans l’écosystème des applications partenaires de Cegid XRP Flex disposant d’un connecteur natif.
L’autre aspect de l’ERP composable en mode cloud, c’est sa capacité à adresser un large public. Accessible depuis n’importe quel lieu et sur tout type d’écrans, il est par essence utilisable aussi bien au bureau qu’en télétravail ou en déplacement. Ceci va participer à accélérer certains processus, par exemple les bons à payer. Lors de l’enregistrement d’une facture, le gestionnaire en charge de valider le paiement donne son accord directement depuis son smartphone, sans attendre son retour au bureau, accélérant ainsi la procédure. Il est possible également de mettre à la disposition de la direction des tableaux de bord restituant certaines données financières clés.
La fonction finance n’est qu’un point de départ…
En démarrant par la brique finance, un projet d’ERP composable en mode cloud reste abordable et court. La durée du projet varie suivant les fonctionnalités demandées (comptabilité, immobilisations, prévisions, reporting, communication bancaire, dématérialisation des factures, etc.) et le volume d’écritures de l’entreprise. Pour une petite PME ayant des besoins simples, 15 à 30 jours seront suffisants pour déployer l’ERP, sans investissement en infrastructures et avec un ROI qui sera immédiatement tangible.
Toutefois, l’ERP ayant pour vocation à intégrer tous les processus de l’entreprise, il est vivement recommandé de ne pas en limiter l’usage aux seules transactions comptables et financières. L’entreprise devra donc s’appuyer sur ce socle finance pour déployer par la suite d’autres briques, comme de la gestion commerciale.
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