La signature électronique fait partie des sujets tendance en matière de digitalisation des processus d’entreprise. Relativement bon marché, rapide à mettre en place et répondant à de nombreux cas d’usage aussi bien en interne qu’en externe, la signature électronique séduit un nombre croissant de DSI et de chefs d’entreprises.
Comme souvent, le revers de la médaille de la popularité est qu’un grand nombre d’idées reçues (souvent fausses) circulent à son sujet. DocuSign vous propose donc de passer en revue cinq idées reçues afin de vous aider à y voir plus clair sur le sujet.
Idée reçue n°1 – Remplacer un processus gratuit par un payant va me coûter de l’argent
Dans la plupart des entreprises le coût des processus basés sur le papier n’est pas calculé et il est admis de façon empirique qu’il est négligeable. De fait, valider ou signer des documents de façon manuscrite apparait comme gratuit. Lorsque l’on considère de façon plus poussée le coût de la signature sur papier, il faut ajouter au coût des consommables (papier, cartouches ou toner, frais d’expédition…) le temps passé à traiter l’ensemble de la chaîne de valeur du contrat sur papier.
L’étude Total Economic Impact réalisée par le cabinet d’analyste Forrester pour DocuSign montre que l’utilisation de la signature électronique permet de gagner environ 2,2 heures de productivité par contrat, d’améliorer de 90% le nombre de dossiers incomplets et de réduire les coûts par transaction de près de 10€ en intégrant le coût de la solution.
On voit donc bien que malgré l’investissement requis, la signature électronique permet des économies et des gains financiers, l’étude citée faisant état d’une rentabilité en moins de trois mois dans le cas de DocuSign.
Idée reçue n°2 – La signature électronique n’a pas la même valeur légale qu’une signature manuscrite
C’est bien entendu faux, la signature électronique a une valeur légale reconnue. Le règlement européen eIDAS fixe le cadre de sa reconnaissance et de sa standardisation au sein de l’Union européenne depuis juillet 2016, et définit trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. L’article 25-2 précise que “l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite.”
En faisant confiance à un prestataire de services de confiance certifié disposant d’une expérience dans un grand nombre de pays, vous avez l’assurance de pouvoir utiliser la signature électronique partout où vous en avez besoin.
Idée reçue n°3 – Une signature manuscrite scannée en bas d’un document a le même effet qu’une signature électronique
La validité de la signature électronique apportée par un Prestataire de Confiance vient de deux choses. La première est la capacité d’identifier le ou les signataire(s) par un ensemble de preuves telles que les moyens d’identification (email, SMS…), l’horodatage, l’adresse IP… Le second apport d’un prestataire de confiance est le blocage de toute modification du document après sa signature grâce à des méthodes cryptographiques.
L’ensemble de ces éléments sont regroupés dans un fichier appelé fichier de preuve, qui est la plupart du temps joint au document qui a été signé, et qui sert à apporter la charge de la preuve de l’identité du ou des signataire(s) en cas de contestation devant un tribunal.
Une signature manuscrite sur une feuille de papier, qui serait ensuite scannée puis apposée sur un document, n’apporte aucune des caractéristiques propres à la signature électronique. Sa validité devant un tribunal en cas de contestation est donc fragile.
Idée reçue n°4 – Le déploiement et l’adoption de la signature électronique prend du temps
Encore une fois, c’est une idée fausse. Les solutions leader en matière de signature électronique sont des solutions 100% cloud, en mode SaaS, disponibles depuis un simple navigateur Internet. Dans la plupart des cas, seule la personne qui envoie un document pour signature a besoin de posséder un compte sur l’outil de signature électronique.
Les témoignages client du leader de la signature électronique font état de temps de déploiement parmi les plus faibles des solutions SaaS, allant de quelques jours à moins de trois mois dans la grande majorité des cas, et le plus souvent dans le cadre de la refonte d’autres pans du système d’information.
Si vos applications métier sont incapables de s’interfacer avec une solution de signature électronique, il est conseillé de vous tourner vers une offre qui dispose d’une interface utilisateurs facile à prendre en mains. DocuSign propose une version d’essai qui vous permet de tester gratuitement son offre afin de vous rendre compte de la facilité d’adoption par les utilisateurs, le plus souvent sans formation.
Idée reçue n°5 – Un certificat physique est nécessaire pour utiliser la signature électronique
Si les citoyens d’un certain nombre de pays comme la Belgique ou l’Estonie disposent de cartes d’identités pourvues de certificats de signature électronique, ce n’est pas le cas en France. Pour autant, il n’est pas nécessaire de disposer d’un certificat physique de signature électronique sur un dispositif pour signer électroniquement. Les solutions de signature électronique en mode SaaS permettent la création de certificats de signature à la volée, et une signature en tout lieu sur tout type de terminal.
DocuSign aide les organisations à connecter et automatiser la façon dont elles préparent, signent, exécutent et gèrent leurs accords. Dans le cadre de sa plateforme cloud System of Agreement, DocuSign offre la solution de signature électronique leader du marché qui permet de signer électroniquement sur presque tous les terminaux, partout et à tout moment. Aujourd'hui, plus de 425 000 clients et des centaines de millions d'utilisateurs dans plus de 180 pays utilisent DocuSign pour accélérer la façon dont ils gèrent leur vie professionnelle, comme personnelle. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.docusign.fr
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