Comment bien choisir votre logiciel de paie?
La gestion de la paie, et les déclarations sociales qui y sont liées, sont un sujet complexe. Des erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences: de la dégradation des relations avec les salariés à des litiges avec les organismes sociaux. Il s’agit donc d’un coût impondérable.
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Pour avoir la main sur ce sujet, de nombreux logiciels vous permettent de gérer la paie en interne. La difficulté est de ne pas vous tromper dans le choix de votre outil. Pour cela, les critères à prendre en compte sont multiples: fonctionnalités, intégration, support… Nous avons préparé un guide pour vous aider à bien choisir.
Posez-vous les bonnes questions pour bien définir vos besoins
La première chose à faire est de définir avec précision vos besoins. Mais pour cela, il faut vous poser les bonnes questions, et ne pas en oublier. Le risque étant sinon de vous retrouver avec une solution incomplète. Il en découlera alors forcément une perte de temps, d’argent et un risque d’erreurs.
La solution de gestion de paie a-t-elle été optimisée pour la taille de votre entreprise?
Que vous soyez une TPE, PME ou un grand groupe, les problématiques diffèrent, et de nombreux éditeurs se sont spécialisés sur ces différents segments. Ainsi Payfit adresse en particulier les sociétés de moins de 50 personnes quand ADP sera plus adapté à des structures dépassant les 500 salariés.
Dans votre benchmark, pensez à comparer les bons acteurs pour éviter des distorsions. Si votre masse salariale est amenée à considérablement évoluer à moyen terme, par exemple par ce que vous prévoyez de recruter massivement, pensez à prendre en compte ce paramètre pour choisir une solution qui saura évoluer en fonction de vos besoins.
Le logiciel d’édition de vos feuilles de paie prend-il en compte automatiquement les changements imposés par le droit social?
C’est un point essentiel. Rien que ces dernières années, les changements ont été multiples. On peut par exemple citer la mise en place du bulletin simplifié en 2018 ou plus récemment l’intégration du prélèvement à la source dans les fiches de paie. Sans compter les évolutions qui concernent plus particulièrement certains métiers. Ce qui nous amène d’ailleurs à la seconde question.
Le logiciel de paye est-il adapté ou intègre-t-il toutes les conventions collectives opérées par mon entreprise?
Votre outil doit être capable d’intégrer toutes les évolutions réglementaires, dont celles qui concernent les conventions collectives. Sachant que certaines entreprises opèrent sur plusieurs conventions collectives, il faut aussi s’assurer que le logiciel peut être configuré pour faire la distinction entre les salariés.
Est-il adapté à tous les types de contrats gérés par ma société?
Chaque type de contrats ayant ses spécificités, faites un listing de ceux auxquels l’entreprise à recours et assurez-vous que vous pourrez facilement configurer ce paramètre. Le mieux ayant d’avoir un outil capable de gérer tous les types de contrats, puisque vos besoins peuvent évoluer avec le temps.
La protection des données est-elle assurée?
Pour rappel, le RGPD porte également sur les données personnelles des collaborateurs. Elles doivent être protégées et également disponibles. Ce dernier pouvant faire valoir son droit d’accès et de rectification. De plus, lorsque la paie est dématérialisée, il existe une obligation d’archivage de 50 ans à partir de sa date d’émission ou jusqu’au 75e anniversaire de l’employé. Votre logiciel doit donc posséder un service de sécurisation et de conservation des données. Cela peut par exemple être un coffre-fort numérique. Il peut être intéressant de s’entourer du service juridique pour vérifier ces différents points.
Le logiciel de paie s’intègre-t-il facilement à vos autres outils?
En fonction de la solution choisie, vous aurez peut-être besoin de l’interconnecter avec d’autres logiciels pour importer des informations, par exemple. Vérifiez bien ce point pour être sûr qu’elle s’adaptera à l’existant.
L’interface est-elle intuitive?
Le sujet traité est certes complexe mais la solution optimale, elle, n’est pas censée l’être. Le but d’un logiciel de paie est qu’il vous fasse gagner du temps en étant doté d’une interface simple et facile à comprendre.
L’éditeur du logiciel de paie offre-t-il un bon niveau de support technique et de formation?
Quel est le niveau d’accompagnement proposé? Une personne m’est-elle attribuée? est ce un chargé de compte ou un spécialise de la paie? Quels sont les moyens de contacts proposés? S’agit-il d’une hotline? Les procédures à suivre en cas de problème sont-elles simples et clairement exposées? En combien de temps suis-je censé avoir un retour?
Avez-vous besoin d’une solution de gestion de la paie également accessible via un mobile?
Cela peut-être intéressant si les personnes qui y auront accès sont amenées à être en déplacement par exemple. Dans le contexte actuel de travail à distance avoir plus d’options quant à l’accessibilité de la solution: mobile, tablette… peut aussi être intéressant.
Souhaitez-vous que vos salariés aient aussi accès à la solution?
Certains logiciels permettent aux collaborateurs d’y accéder pour avoir accès à certaines informations comme les jours de congés par exemple. C’est un élément de la qualité de vie au bureau. Cela les rend aussi plus autonomes et libère du temps aux ressources humaines.
Quel niveau de services souhaitez-vous pour votre logiciel de paie?
Cela peut-être l’occasion de digitaliser différents processus autour de la paie: congés, notes de frais… Ou bien ne souhaitez-vous pas numériser ces éléments? Dans ce cas une solution avec les fonctionnalités standards (automatisation des bulletins de paie, gestion des documents juridiques et comptables) sera suffisante. Sinon les options sont multiples (envoie des déclarations sociales comme la Déclaration Sociale Nominative, sauvegarde de documents, suivi du temps de travail, gestion de administrative de l’onboarding… )
Souhaitez-vous gérer le paiement des salaires via la solution?
Si certains logiciels s’arrêtent à l’édition des feuilles de salaire, il est possible de gérer et suivre le règlement de l’ensemble des traitements salariaux à opérer. Cet aspect doit être pris en compte dès le démarrage afin de ne pas se retrouver avec une solution inadaptée à vos besoins.
Quel est le niveau d’analyse dont vous avez besoin pour vos reportings de gestion de la paie?
Si la plupart des logiciels qu’ils soient en SaaS ou sous licence intègrent des tableaux de bords préformatés afin de faciliter votre lecture et analyse de vos données salariales, il convient de veiller à la possibilité d’exporter les informations dont vous avez besoin soit pour les intégrer dans votre outil de datavisualisation ou pour les interfacer avec d’autres logiciels internes.
Attention aux coûts cachés de l’édition de la paye!
En fonction des éditeurs certains coûts peuvent s’ajouter comme des frais de mises à jour ou encore de formation et de paramétrage. Certains modifient aussi le coût du bulletin en fonction du nombre de salariés. Vérifiez bien, également, s’il y a une durée d’engagement et les conditions pour résilier.
Sous licence ou en mode SaaS, quel type d’offre est le plus adapté à votre entreprise?
La traditionnelle licence logicielle
Le modèle commercial en SaaS a envahi le monde des logiciels ces dernières années. Mais qu’est-ce qui convient le mieux à votre entreprise entre mode SaaS et sous licence?
Si vous optez pour un logiciel sous licence, celui-ci sera installé sur vos serveurs. Les différentes propriétés comme le nombre d’accès dépend de la licence choisie. Ce sera donc à vous de gérer directement la sécurisation des données. Certaines entreprises peuvent juger qu’en étant maître de ce paramètre, cela leur assure plus de sécurité. C’est aussi une solution pour les structures qui doivent disposer de leurs données dans leurs locaux.
Niveau accessibilité, le logiciel ne pourra être utilisé que sur le poste de travail où il a été installé. En revanche, pas besoin de connexion Internet, il peut être utilisé hors ligne. Attention au prix de base, il faut y ajouter des frais mensuels comme les mises à jour ou le support.
L’offre en SaaS est devenue la norme
En mode SaaS (Software as a Service), vous louez un service en ligne. Aucun souci d’installation, de gestion de la maintenance, tout se fait directement sur les serveurs de l’éditeur de votre solution de gestion de la paie. Les mises à jour se font automatiquement, à des périodes d’inactivité du service.
Autre avantage du SaaS, votre logiciel de gestion de la paie est accessible en permanence et même hors du bureau. Les utilisateurs se connectent à la plateforme via leurs identifiants et cela peut être fait au moyen d’un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Vous n’avez pas à vous soucier du stockage de vos données, qui est assuré par l’éditeur du logiciel de paie, par contre il est essentiel de vous assurer du niveau de sécurité proposé et de la conformité du stockage vis à vis de la réglementation en vigueur.
Les offres SAAS permettent de nombreuses formules plus souple que la licence, sous forme d’abonnement mensuel, ou en fonction du nombre d’utilisateurs. La plupart d’entre elles propose d’ailleurs une version gratuite limitée dans le temps afin de tester la solution. Les formules fonctionnent sous abonnement et varie en fonction de la fréquence d’utilisation.
Une solution de gestion de la paie gratuite est elle une bonne idée?
En fonction de votre niveau de connaissance et si vous ne souhaitez pas automatiser profondément vos processus, il existe des solutions gratuites facilement téléchargeables en ligne. Vous pouvez vous référer aux avis pour choisir. Mais cela veut dire que vous maîtrisez bien les différents aspects juridiques (évolution des conventions collectives, du droit social…) et informatiques (sécurité des données, archivage…). Car sinon les risques auxquels vous vous exposez sont nombreux.
– Vous ne pouvez pas vous fier les yeux fermés aux informations fournies.
– Il y a un fort risque que les informations ne soient pas régulièrement mises à jour.
– Vous n’aurez accès la plupart du temps qu’à des fonctionnalités basiques. Si vous avez plusieurs salariés, vous toucherez vite les limites.
– La solution ne prendra pas en compte la complexité de votre entreprise le cas échéant.
Si la question d’un logiciel gratuit se pose, surtout en début d’activité pour les jeunes entreprises avec très peu de salariés. Posez-vous la question: êtes-vous en mesure de combler les lacunes citées plus haut? Ou vaut-il mieux quand même avoir à une solution payante, par exemple en choisissant une formule standard, avec juste les fonctionnalités de base? Il existe des solutions adaptées dès la 1ere feuille de paie, ne faites pas d’économies inutiles.
Testez les solutions, les essais gratuits sont là pour cela
Pourquoi vous en priver? Si cette option n’est pas disponible, vous pouvez la plupart du temps au moins avoir accès à une démonstration personnalisée. Pour aller plus loin, retrouvez les 4 logiciels de paie dont nous vous avons détaillé les propriétés dans un précédent article.
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