Comment et combien facturer en tant que community manager?
Lire aussi: Combien coûte un community manager freelance?
Nous allons ici énumérer point par point comment facturer ses prestations de community management. Vous comprendrez ainsi pourquoi il y a parfois des écarts de tarification et surtout pourquoi certains community managers se plantent totalement sur leurs tarifs.
Si on ne considère pas certains paramètres, on peut vite perdre de l’argent… à moins d’être chez papa/maman et de ne pas avoir de charges en dehors de celles liées à l’activité.
Avant toute chose, il sera fort utile de se faire un business-plan pour ne pas se perdre.
Le temps à consacrer pour son travail
Un des premiers points à définir est le temps réel que vous allez consacrer à votre travail pour vos clients. Celui-ci étant lié à de nombreuses contraintes et diverses activités annexes comme nous allons le voir.
1. Le lieu de travail
Votre lieu de travail, c’est à dire l’endroit d’où vous travaillerez. Si vous travaillez à l’extérieur au sein d’un bureau privé, d’un espace coworking… vous évaluerez premièrement votre temps de trajet aller/retour. Si vous travaillez à domicile, c’est parfait! mais vous verrez que beaucoup d’autres contraintes arriveront très vite.
Lesquelles?
A domicile, il y a peut-être encore des enfants qui ont besoin d’attention, une lessive à faire, la préparation du déjeuner, du dîner… Pensez au fait d’être à domicile, et que parfois votre conjoint pensera que vous ne travaillez pas réellement. Il profitera de vous demander quelques petits services, de pallier à son retard etc…
Tout cela grignotera votre temps de travail et votre concentration! Mesurez bien les réels avantages comme l’éloignement considérable d'un lieu de travail ou trop de temps passé dans les transports. Bien entendu il y aussi des frais à supporter lorsqu’on travaille en extérieur, comme le déjeuner, les transports, les cafés à la machine… mais il faut les mettre dans la balance.
2. Les horaires de travail
Votre lieu de travail vous impose peut-être des heures de présence, au delà desquelles les lieux doivent être vides. Si ce n’est pas le cas, il faudra se fixer des limites à ne pas dépasser pour rester efficace, et ne surtout pas rentrer dans une spirale qui consommera votre temps.
Vous constaterez très rapidement qu’il n’y a pas que le temps à consacrer à vos clients qui importe.
3. Le temps de prospection
Commençons par ce qui est du temps à investir dans vos recherches. Si vous n’avez pas de clients et/ou si vous devez remplir un planning de travail, il faudra bien prendre le temps de prospecter. La prospection revêt plusieurs formes: vos actions via internet, vos appels téléphoniques, vos entretiens via Skype, vos déplacements pour se présenter à vos futurs clients etc…
Ces actions ne sont pas rémunératrices, vous devrez alors apprendre à les intégrer au plus juste dans votre emploi du temps et votre tarification.
Si vous avez en plus votre propre site web/blog à alimenter, vous aurez encore un moment à prévoir pour rédiger, mettre à jour et à côté de ça répondre à diverses sollicitations.
Vous devrez ainsi évaluer un temps de prospection pour ne pas perdre de vue vos objectifs, et travailler votre visibilité qu’il vous faudra entretenir.
4. Les rendez-vous avec vos clients
Nous entendons ici les rendez-vous professionnels. C’est-à-dire les besoins de rencontrer vos clients pour des réunions, présenter des résultats ou récupérer des éléments. Dès lors que ça rentre dans le cadre professionnel, ça s’intègre dans la facturation via le nombre d’heures passées sur une mission ou un dossier.
Évaluer en amont de votre mission les besoins de votre client en matière de reporting, de rendez-vous physique ou via d’autres moyens (téléphone, Skype…).
5. L’administratif de l’indépendant
L’administratif est un des plus gros poste et il est loin d’être le plus plaisant! Eh oui! Il faudra établir des devis, des commandes, des factures, rédiger des courriers, des mails… faire des déclarations, passer des appels téléphoniques, parfois-même faire des déplacements. Tous ces points ponctionnent encore de votre précieux temps de travail, et en plus ils sont indispensables.
Pensez à certaines solutions en ligne qui vous faciliteront la tâche pour vos devis, vos commandes et vos factures. Ces services sont très peu couteux et vous rendront de grands services pour vous concentrer sur l’essentiel. Freelancer est une des ces solutions qui coûte 5euros/mois en mode professionnel.
6. Les contraintes familiales et autres
Dans cette case vous pourrez ranger tout ce qui concerne vos «contraintes» ou «plaisirs» liés à votre famille. Si vous êtes en couple, si vous avez des enfants… vous pourrez alors définir des priorités ou faire une répartition des tâches équitables avec votre conjoint. C’est un point très très important, car le travail à domicile peut entrainer de nombreuses problématiques pas forcément connues au moment de démarrer son activité.
Il peut-être intéressant de tester son efficacité à domicile et éventuellement de changer pour un espace coworking si ça s’avère envisageable et important. Au delà vous pourriez préférer le calme d’un bureau indépendant, mais tout cela à un coût qui demandera une évaluation précise pour cadrer vos dépenses.
7. Compléter sa liste sur tous les facteurs consommant du temps!
Vous pourrez ajouter ici tout ce qui est consommateur de temps et l’inclure dans votre plan.
Les charges et les coûts liés à votre activité
Passons à présent à ce que qui concerne vos dépenses et vos charges liés à votre activité. En reprenant les points ci-dessus, on pourra plus facilement évaluer les frais à engager. Ces éléments sont les plus récurrents mais poursuivez votre liste dans le même esprit.
C’est juste un exercice qui consiste à ne rien oublier pour vous permettre d’établir votre facturation au plus juste.
1. Le lieu de travail
Travailler à domicile
Évaluer ce que vous coûte le fait de travailler à domicile et voyez comment vous pouvez amortir une partie de vos charges, en consacrant une pièce de votre appartement (maison) à votre travail. Cet avantage sera envisageable selon votre statut, mais hors micro-entrepreneur.
Travailler en espace coworking ou en bureau privé
Une location en espace coworking demande un investissement de 350 à 400 euros HT/mois en moyenne, mais avec de nombreux avantages comme la connexion WiFi, le poste informatique dans certains cas, le café, la salle de réunion à dispo etc… Vous pourrez également évaluer ces avantages lors de votre décision d’aller en espace coworking.
Un bureau privé sera très variable en terme de coût, mais pas forcément aussi avantageux qu’en espace coworking. Vous serez dans certains cas seul et peut-être moins motivé à travailler de manière isolée.
Sachez apprécier le travail à l’extérieur en comparaison de vos contraintes à domicile, ainsi que les horaires qui seront plus facilement respectés pour éviter le côté chronophage de vos tâches.
En terme de dépenses vous ajouterez également les frais de vos déplacements, carte orange, l’essence pour votre véhicule, l’usure…
Conseils: En résumé il est parfois préférable de démarrer à domicile pour réduire au maximum les dépenses (sauf si des possibilités s’offrent à vous à moindre frais). Par la suite il est plutôt recommandé de travailler en extérieur pour maîtriser ses heures, et vous permettre de travailler en espace collaboratif. Les avantages sont nombreux, comme le réseautage, les synergies possibles entre acteurs du web etc…
2. Les repas
Travailler en extérieur vous imposera d’autres dépenses, comme la préparation de vos repas, ou de consacrer une partie de votre budget pour déjeuner aux alentours de votre lieu de travail. Préférez un mix de ces 2 solutions pour ne pas charger vos dépenses inutilement.
3. Les charges liées à votre statut
Ce point vous devriez le connaître selon votre statut; micro-entrepreneur, SARL (EURL) ou SAS (SASU)… Pensez à votre situation actuelle, car si vous démarrez en étant sans emploi, vous pouvez faire une demande à l’ACCRE pour obtenir une réduction des charges pendant 3 ans. Elle n’est pas transférable d’un statut à un autre, donc réfléchissez bien lors de la création de votre activité.
On dit toujours: ne confondez pas chiffre d’affaires et bénéfices!
Calculer ses besoins sur l’année
Une fois que vous aurez évalué toutes vos dépenses et le temps à consacrer à vos différentes actions; prospection, rendez-vous, évènements auxquels se rendre, rédaction sur votre blog, administratif etc… vous pourrez voir le temps de travail réel à allouer à vos missions. A partir de là, il sera plus simple de définir un tarif en considérant tous ces facteurs.
Exemple : Une personne qui consacrera la moitié de son temps à ces différentes tâches et qui établira un tarif de base à 400euros/jour se traduira en réalité par 200euros/jour. C’est la moitié qu’il pourra gagner au maximum de ses capacités, car il n’aura pas considérer tous ces facteurs. A cela s’ajoute bien évidemment vos temps morts pendants lesquels vous n’aurez pas de mission… et bien entendu le mois d’août pour vos congés!
Sans parler ici des charges à déduire selon votre statut!
C’est donc ici qu’il faudra être prudent car à vouloir facturer trop peu, on peut au final perdre de l’argent et ne pas pouvoir se constituer une trésorerie pour les temps morts. En tant que community manager indépendant vous devrez apprendre à créer du récurrent, et apprendre à constituer une trésorerie.
Le calcul se fera donc sur l’année en englobant vos congés, les périodes creuses et les dépenses variables. Vous établiez ensuite une moyenne pour définir un seuil de rentabilité, en dessous duquel vous perdrez de l’argent.
Combien facturer en tant que community manager indépendant?
A présent entrons dans le vif du sujet, qui sera court car les éléments précédents sont les plus importants pour arriver à ce point. Quand tout est étalé sur la table, il reste une question à laquelle répondre: De combien ai-je besoin pour vivre convenablement en tant qu’indépendant?
C’est un passage obligatoire pour ne pas courir après l’argent inutilement, sinon on ne fait que poursuivre un but qui n’en est pas un! L’argent vous conduira dans le mur si vous ne vous fixez pas un objectif de revenu pour vivre convenablement.
Si vous souhaitez gagner 3000euros net de toutes charges, vous allez reprendre vos frais, vos charges, et définir à présent le temps de travail effectif selon l’estimation de vos actions de prospection, rendez-vous etc…
Pour vous aider dans cette démarche, établissez un business-plan même en tant qu’indépendant, c’est un point obligatoire pour avoir une vision claire de votre travail.
Établissons un exemple réel :
- Je souhaite gagner 3000euros/mois net
- Je peux travailler 60% de mon temps pour mes clients, soit 5h/jour si je ne dépasse pas le cadre des 8h/jour (à définir selon vos contraintes)
- J’estime que travailler depuis chez moi les premiers mois est plus raisonnable
- Je suis micro-entrepreneur et ai donc 22,90% de charges (avant éventuelle demande de réduction à l’ACCRE)
- J’estime avoir besoin de 200euros/mois pour quelques frais inhérents à mon activité; déplacements, repas extérieur…
Calculons à présent:
Nous travaillons normalement 22 jours/mois ce qui revient à gagner net 3000euros/22 jours = 136euros/jour
A présent j’additionne mes charges: 136 euros/0,771 (22,9% de charges) = 176,40euros/jour
J’additionne également mes dépenses de 200euros à répartir par jour: 200euros/22 jours = 9,09euros/jour + 176,40euros = 185,49 euros/jour
Pour finir je dois calculer mon temps de travail réel, soit 60% de travail réel par jour pour obtenir ma facturation réelle par jour: 185,49/60 x 100 = 309,15euros/jour
Et si vous voulez un mois de vacances (nous dirons le mois d’août) il faudra diviser votre travail sur 11 mois et le réajuster sur 12: (309,15euros/11 moisx12 mois) = 337,25 euros/jour
Pour atteindre mon revenu souhaité de 3000euros/mois net! Je devrais ainsi facturer au minimum 337,25euros/jour
SAUF QUE!
J’ai estimé 22 jours de travail effectif comprenant ma prospection, mes tâches administratives etc… à hauteur de 60% de travail sur mon emploi du temps, à allouer à mon activité d’indépendant.
Mais vais-je avoir 22 jours de travail? En clair est-ce que j’aurais un ou des clients pour occuper mon temps de travail chaque jour?
Si dans les premiers mois vous n’êtes qu’à 50% de taux de remplissage dans votre planning, votre tarif va bondir de 337,25euros au double, soit 674,50euros pour atteindre vos souhaits de revenus. Les questions suivantes pourraient alors se poser: Ai-je l’expérience? La visibilité nécessaire? Le réseau qui va bien? etc…
OU SIMPLEMENT!
Dois-je revoir mes prétentions?
A vous de voir et de juger de vos compétences, réseau etc… mais il est possible que 3000euros soit un peu haut. Auquel cas repartir sur un tarif plus juste serait à envisager.
Pour 2000euros net sur ces mêmes bases, on arrive à 230,91euros/jour
En conclusion
Prenez garde à tous les tarifs annoncés ci-et-là sur les plateformes d’indépendants, lors des échanges et parfois des retours clients. Un tarif est personnel et reflète de nombreux paramètres comme les frais inhérents à l’activité, les charges, les dépenses personnelles et de nombreuses autres choses comme le lieu de travail, les obligations, les contraintes… et j’en passe.
Tout le monde à ses propres ambitions et ses contraintes.
C’est pourquoi évitez de demander à l’un ou à l’autre combien il faut facturer en tant que community manager indépendant (valable aussi pour tout indépendant) car chacun est différent.
Prenez le temps d’estimer vos besoins et minimiser les dépenses au maximum au démarrage. NE voyez pas grand et ne soyez pas ambitieux au-delà du raisonnable. Soyez terre-à-terre et pensez à établir un petit business-plan au départ. Demandez un encadrement à Pôle Emploi, à votre mairie, à des associations qui s’occupent d’accompagner les jeunes entrepreneurs etc..
Il y a beaucoup d’aides possibles comme les demandes à formuler à l’ACCRE que ce soit pour récupérer des droits restant aux ARE (Pôle emploi) ou une réduction de charges pour votre statut de départ.
Pensez surtout que vous n’aurez plus de temps pour travailler autour, il faudra alors penser à combler les creux en fin de mission.
Lire aussi: Combien coûte un community manager freelance?
Article initialement publié sur Le journal du CM
Laurent Bour est consultant social media sur les nombreux axes visant la recherche de visibilité et le community management de terrain, formateur au sein d'écoles spécialisées pour les community managers et auprès de grands comptes, il est également l'auteur du blog collaboratif Le Journal du CM.
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