Fiche de paie : quel logiciel utiliser pour les bulletins de salaire ?

Contenu proposé par Fiche-paie.net, la paie simple et nette

27/05/2024

Entre les régulières évolutions des règles conventionnelles et légales, le calcul des nombreuses cotisations sociales, la collecte du prélèvement à la source ou encore la mise en place du nouveau montant net social, il n’est pas facile pour un dirigeant d’entreprise de s’y retrouver !

Établir une fiche de paie est devenu de plus en plus complexe au fil des évolutions juridiques. Il est désormais quasi obligatoire de s’équiper d’un logiciel de paie adapté à vos besoins. Quel logiciel de paie choisir pour effectuer la paie de vos salariés simplement et conformément à la réglementation ? Réponses de Stéphane ALLIGNE, Président directeur général de DOTNET, l’éditeur de logiciels SaaS BtoB aux 130 000 utilisateurs professionnels.

1- Pourquoi s’équiper d’un logiciel de paie ?

Stéphane ALLIGNE : Il est loin le temps où les fiches de paie ne comptaient que quelques lignes. Désormais, il faut bien le dire, établir une fiche de paie peut sembler particulièrement complexe.

Pour une personne qui ne connaît pas la paie, ces multiples lignes de cotisations sociales patronales et/ou salariales, les rubriques de prélèvement à la source, la gestion des frais professionnels ou encore des cumuls, peuvent apparaître bien obscurs. De plus, chaque année, de nombreuses mises à jour doivent être prises en compte comme l’évolution du SMIC ou celui du plafond de la sécurité sociale. Sans compter la présentation du bulletin de paie qui change régulièrement.

Il n’est pas question de faire l’impasse sur une évolution légale ou conventionnelle. Sans cela, les sanctions pourraient être lourdes.

C‘est là qu’une solution de gestion de paie s’avère indispensable. La plupart des éditeurs mettent à jour leurs outils de paie pour que leurs utilisateurs n’aient pas à s’en préoccuper. Souvent, une équipe d’assistance accompagne les utilisateurs en cas de difficulté. Le logiciel de paie vise à produire simplement une fiche de paie juste et conforme à la réglementation.

2- Quelles sont les solutions de gestion de la paie existantes ?

SA : Lorsqu’un chef d’entreprise réfléchit à la gestion de la paie des salariés, il va avoir, globalement, 2 options : externaliser ou internaliser la production des bulletins.

Externaliser la paie auprès d’un prestataire externe consiste à lui confier la gestion l’intégralité du processus de production du bulletin de paie jusqu’à la transmission de la DSN (déclaration sociale nominative). Il suffit de transmettre tous ses éléments de paie au prestataire, cabinet comptable ou prestataire de paie spécialisé, pour recevoir les fiches de paie. Les TPE/PME qui ne disposent pas de ressources internes peuvent y trouver leur compte. Cependant, cette solution peut s’avérer onéreuse selon le prestataire choisi.

Internaliser la paie consiste à établir la paie en interne avec un logiciel de paie. Là, deux solutions sont possibles : acquérir un logiciel de paie On Premise ou utiliser un logiciel de paie en ligne.

Dans le premier cas, vous devrez acheter la licence du logiciel et l’installer sur les appareils de vos utilisateurs (ordinateurs, tablette, etc). Si vous optez pour la solution « On premise », l’ensemble des données sont stockées sur un serveur installé dans les locaux de l‘entreprise. Il s’agit donc d’avoir de la place pour ces serveurs. L’avantage : vous savez où sont vos données. L’inconvénient, cela prend de la place et nécessite une surveillance particulière. Notez que certains éditeurs proposent aussi l’hébergement Saas, ce qui peut être une alternative intéressante.

Dans le second cas, vous utilisez une plateforme en ligne. Le logiciel de paie n’est pas hébergé par l’entreprise mais par l’éditeur lui-même ou un fournisseur de services. C’est un gain de place pour l’entreprise mais il s’agit de se demander où sont stockées les données. Privilégiez un éditeur qui héberge les données de ses clients sur des serveurs situés en France. Cette solution de paie est plus simple, plus économique et adaptable en fonction des besoins de l’entreprise et du nombre de fiches de paie à produire. Elle convient particulièrement aux petites entreprises.

3- Combien coûte un logiciel de paie ?

Acquérir un logiciel de paie On-premise consiste à en acheter la licence d’utilisation. Ainsi, l’utilisation est illimitée et pour une durée indéterminée. A cette licence, il s’agit bien souvent d’ajouter les coûts liés aux mises à jour pouvant représenter jusqu’à 50% supplémentaires par rapport au prix de la licence.

A cela s’ajoutent généralement la rémunération d’au moins un gestionnaire de paie ainsi que le prix des formations de la ou des personnes en charge de l’utilisation du logiciel. Comptez également le prix de l’hébergement et de la maintenance des équipements par une équipe IT. Cette solution peut être pertinente pour des entreprises comptant plus de 25 salariés.

Pour les plus petites entreprises et/ou ayant une masse salariale fluctuante, le logiciel de paie en ligne peut s’avérer une solution plus judicieuse. Avec un logiciel de paie en ligne, les coûts sont plus facilement maîtrisés.

Ces plateformes conviennent notamment aux dirigeants d’entreprise qui établissent eux-mêmes les paies. Par exemple, un entrepreneur a un besoin de renfort durant les fêtes de Noël et décide de recruter un CDD pour 3 mois. Plutôt que d’investir dans l’achat d’un logiciel, il utilisera une solution de paie en ligne. Généralement très simples d’utilisation, ces outils s’adaptent aux besoins, qu’ils soient récurrents ou ponctuels.

Fiche-paie.net propose différentes formules pour s’adapter aux contraintes des entreprise : fiche de paie à l’unité dès 4,95€HT pour un recrutement ponctuel, packs de fiches de paie ou encore abonnement en illimité.

Pour chaque bulletin de salaire éditée, sont inclus la DSN, les frais de gestion et de paramétrage, l’assistance, les mises à jour paie et technique ainsi qu’un stockage sécurisé des données sur des serveurs situés en France

A partir de 4,95€ le bulletin de salaire, Fiche-paie.net se présente comme le logiciel de paie le moins cher du marché.

4- Comment faire le paramétrage d’un logiciel de paie ?

SA : Il est indispensable de procéder au paramétrage du logiciel de paie avant de lancer la première paie.

Le paramétrage consiste à renseigner un certain nombre de données dans le logiciel : les informations liées à l’employeur, aux données des salariés, la convention collective applicable à l’entreprise ainsi que les différents éléments de paie spécifiques à chaque salarié.

Par exemple, pour le paramétrage des informations liées à l’entreprise, vous devrez indiquer son numéro SIREN, ses données bancaires, ou encore les organismes complémentaires comme la mutuelle, la convention collective applicable, etc.

Ensuite, vous procédez au paramétrage individuel, c’est-à-dire au niveau de chaque salarié : identité du salarié, fonction, matricule, type de contrat (apprentissage, CDD, CDI, stage), salaire brut, etc.

Enfin, avant de lancer l’édition d’une fiche de paie, vous renseignez les éléments de paie du mois : arrêts de travail, congés payés, RTT, heures supplémentaires, frais professionnels, etc.

Le calcul de la paie est alors réalisé automatiquement avec ces informations.

Avec Fiche-paie.net, le paramétrage est quasiment automatique. En cas de difficultés, une équipe d’assistance est à l’écoute des utilisateurs.

5- Pour résumer, quel logiciel de paie choisir ?

SA : Il faut s’assurer que l’éditeur propose les fonctionnalités et services essentiels :

veille juridique et conventionnelle régulière et implémentation des nouveautés automatiquement,
transmission de la DSN (déclaration sociale nominative),
gestion de la GTA (planning, congés et absences, gestion des heures supplémentaires et complémentaire),
gestion du prélèvement à la source, de l’activité partielle, des contrats d’alternance, des CDD, des départs des collaborateurs etc.

Renseignez-vous également sur l’hébergement de vos données. Privilégiez un éditeur qui héberge les données en France auprès d’un hébergeur à minima Européen. C’est un point crucial en matière de RGPD.

Vérifiez également que vous disposez d’une assistance facilement joignable en cas de difficultés.

Parmi ces solutions, Fiche-paie.net se distingue dans les classements des meilleurs logiciels de paie. Cette solution est parfaitement adaptée aux dirigeants de TPE dont l’essentiel est l’obtention d’une fiche de paie conforme en quelques clics.