Suivre et prévoir sa trésorerie : template et mode d’emploi

Guide en partenariat avec notre partenaire Fygr.

Fygr est une solution SaaS qui permet d’aider les entreprises dans la gestion de leur trésorerie.

En 4 ans, Fygr a accompagné plus de 1000 TPE et PME, et a également collaboré avec plus de 100 cabinets d’expertise comptable et DAF externalisés, afin de les aider à mieux conseiller leurs clients sur les problématiques de pilotage financier. 

L’un de nos sujets phares est donc d’aider nos clients à constituer et suivre un prévisionnel de trésorerie.

Nous allons donc essayer à travers cet article de vous fournir les meilleurs conseils et méthodes pour vous aider à construire votre propre prévisionnel.

Modèle excel de suivi et de prévision de trésorerie

Au cours de ces années de pratique, nous avons conçu et mis à jour un modèle pour vous permettre de constituer votre propre prévisionnel de trésorerie.

Pour recevoir la dernière version de ce modèle gratuitement, il vous suffit de laisser vos coordonnées ici : https://www.fygr.io/fr/boite-a-outils/modele-plan-de-tresorerie

Pourquoi il est essentiel de construire un prévisionnel de trésorerie pour votre entreprise ?

Voilà pourquoi il est indispensable de construire un prévisionnel de trésorerie pour votre entreprise :

1. Cela permet de se fixer des objectifs.

Prévoir ses rentrées d’argent futures, c’est aussi un moyen de se fixer un objectif financier pour son entreprise. Cela peut passer par la prévision du chiffre d’affaires mais aussi d’indicateurs de profitabilité comme le résultat net.

2. Cela permet d’être clair et de se fixer des limites sur les moyens pour atteindre ces objectifs.

Établir un prévisionnel donne une feuille de route claire. C’est-à-dire que concrètement, il permet de prévoir les coûts, leur répartition par pôle (marketing, produit etc.) et donc le nombre de recrutements envisagé etc. Il permet ainsi de ne pas naviguer à vue et d’établir une stratégie à suivre claire.

3. C’est indispensable pour communiquer avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.

Etablir un prévisionnel de trésorerie facilite la communication avec :

• vos associés : permet de s’assurer de l’alignement de vision sur vos objectifs, et sur l’allocation de vos moyens à disposition
• vos partenaires (investisseurs, banquiers) : des prévisionnels sont souvent demandés par les banques mais aussi par les investisseurs qui peuvent ainsi juger de la faisabilité du projet, de l’ambition des fondateurs ainsi que de leur vision.
• vos équipes : permet d’impliquer au maximum les équipes dans une vision commune de l’entreprise.

Les éléments préalables pour constituer un prévisionnel de trésorerie

Il y a 3 éléments importants avant de se lancer dans la constitution du prévisionnel de trésorerie :

1. Avoir une vision claire de son business

Pour espérer anticiper les flux futurs, il est important de bien comprendre ce que vous faites, avoir une vision limpide de votre activité.

Par ailleurs, faire le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise va également contribuer à améliorer votre compréhension de celle-ci.

2. Avoir réalisé un suivi des flux de trésorerie des mois passés (optionnel).

Pour faire des prévisions sur des chiffres futurs, il est bien sûr plus confortable de pouvoir repartir de l’observation des chiffres passés.

Vous pouvez faire sans, puisque l’objectif est de suivre votre prévisionnel et de le mettre à jour régulièrement (on y reviendra à la fin de l’article), mais l’analyse du passé est toujours un bon point de repère pour construire le prévisionnel. 

3. Avoir un outil dédié

Une feuille de papier et un stylo ne suffiront pas pour faire le suivi de votre trésorerie :

• le volume de données traitées sera sans doute trop important
• Le prévisionnel de trésorerie doit être fait de manière dynamique en modifiant les hypothèses facilement.

A minima, il vous faudra utiliser un tableur Excel. Vous trouverez notre modèle Excel pour bien démarrer ici: https://www.fygr.io/fr/boite-a-outils/modele-plan-de-tresorerie

L’outil le plus complet, le plus simple et véritablement pensé pour la gestion de trésorerie reste un logiciel comme Fygr.

Construire un prévisionnel de trésorerie : le guide étape par étape

Nous verrons les étapes suivantes :

• Etape 1 : prévoir les coûts fixes
• Etape 2 : prévoir les flux entrants
• Etape 3 : prévoir les coûts variables
• Etape 4 : prévoir les échéances fiscales
• Etape 5 : prévoir les financements

Etape 1 : prévoir les coûts fixes

Les coûts fixes sont des coûts qui ne sont pas corrélés au niveau d’activité.

Avant d’essayer de prédire le montant des coûts fixes, il est important de les identifier clairement..

Sur l’image ci-dessous, nous avons par exemple regroupé les coûts fixes en tech, en frais généraux, en employés, etc.

Une fois les différentes catégories définies, on va consacrer une ligne de dépense pour chaque dépense, dans la catégorie adéquate.

Par exemple, on va inscrire les dépenses d’assurances dans les frais généraux, et prévoir chaque ligne en fonction des caractéristiques de chacun de nos contrats. 

Une fois qu’on a identifié ces différentes lignes, on va faire la prévision de l’évolution de chaque ligne une par une.

Prenons l’exemple des dépenses liées à une police d’assurance :

Au cours des 6 derniers mois, les dépenses liées à la police d’assurance sont stables. Le taux d’évolution est de 0%. On prédit qu’il va rester stable dans les prochains mois.

Remarque : plus la dépense est relativement importante, plus cela vaut le coup de s’y pencher et de faire des prévisions très précises.

Il faut savoir mettre son attention sur les coûts fixes qui auront le plus d’impact sur le prévisionnel global.

Le cas spécifique des salaires

Les salaires représentent bien souvent une majeure partie des coûts. Il est donc important de les estimer de manière précise.

1. Projeter les salaires nets

L’idéal est de commencer par projeter les salaires que touchent réellement les employés car c’est sur ceux-ci que sont calculées les différentes charges (prélèvement à la source, urssaf, etc.). De plus, c’est ce salaire que les employés regardent, négocient et souhaitent voir évoluer avec le temps. Et ils correspondent aux montants que vous décaissez chaque mois sur vos comptes bancaires lorsque vous payez vos salaires. 

2. Estimer les charges sur les salaires

L’idée ensuite est d’estimer les charges sur les salaires.

L’une des principales charges est l’Urssaf qui est un organisme chargé de prélever les cotisations sociales et patronales d’une entreprise dès lors qu’elle verse un salaire.

Commencez par faire le point sur le ratio Urssaf (mois M) / Salaire net (mois M-1).

Si ce ratio est plutôt stable dans le temps, vous pouvez le considérer comme étant une bonne base de calcul pour les mois suivants (par exemple 49% ci-dessus).

Si ce taux varie trop, nous vous recommandons de calculer le ratio pour chaque salaire un par un grâce à un simulateur proposé par l’Urssaf (vous pouvez y avoir accès en cliquant ici).

Les autres charges sur les salaires sont les suivantes :

• le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu
• la complémentaire retraite
• autres avantages comme le ticket restaurant ou la mutuelle (complémentaire santé).

Le prélèvement à la source et la complémentaire retraite dépendent aussi en grande partie du salaire net. On peut donc utiliser la même méthode que pour l’URSSAF.

Les autres avantages dépendent plutôt de la taille de l’entreprise.

Dans tous les cas, ces méthodes ne permettent que de réaliser des approximations. L’idée étant de mettre à jour ces chiffres dans les prévisions si nécessaire.

Etape 2 : prévoir les flux entrants

• mettre à plat le business model

De même que pour les coûts fixes, il est souvent utile d’organiser les flux entrants en différentes catégories. Cela demande inévitablement de bien comprendre son business model.

Certaines entreprises catégorisent les rentrées d’argent par type d’encaissements (CB, espèces, virement, prélèvement), souvent les commerçants ou restaurateurs.

D’autres vont catégoriser par type de revenus : récurrent et non récurrent, SaaS ou conseil, notamment les entreprises de la tech.

On peut aussi imaginer une répartition par clients, souvent pour une agence qui a quelques clients.

Enfin, une répartition géographique ou par produit peut être envisagée.

Voilà par exemple une répartition en deux grandes catégories des ventes d’un site e-commerce : B2C et B2C. Les ventes B2C sont réparties en fonction du moyen de paiement tandis que les ventes B2B sont réparties par client.

En fait, les catégories sont utiles si on arrive à mieux prédire l’évolution des chiffres de chaque catégorie individuellement que l’évolution des ventes au global.

• faire les prévisions ligne par ligne

Selon chaque ligne, on peut utiliser plusieurs méthodes :

Méthode 1 : la formule mathématique

Si l’on constate un schéma d’évolution des ventes, on peut en déduire une formule mathématique simple : 

• une évolution récente : évolution de 10% tous les mois depuis 6 mois
• une saisonnalité : une hausse des ventes de 30% au mois de décembre
• une évolution tendancielle : une hausse des ventes de 20% du mois de janvier 2022 au mois de janvier 2023
• une évolution liée à mes dépenses en publicité : 1 euro dépensé en publicité me rapporte 3 euros en flux de vente.

Méthode 2 : définir les flux de vente en fonction de mes objectifs

Cette méthode est plus arbitraire et l’objectif de l’exercice est sans doute différent, mais c’est tout à fait envisageable.

Avec Fygr, nous encourageons plutôt à utiliser la méthode 1 car elle est souvent plus fiable. Mais nous verrons dans la conclusion qu’avec la possibilité de faire des scénarios, il est possible de tester différentes méthodes.

Méthode 3 : la projection des factures engagées

Dans certains business, des factures engagées dans les mois précédents mais qui doivent être payées dans les mois suivants donnent une prédiction robuste d’une partie des flux de trésorerie futurs.

Etape 3 : prévoir les coûts variables

Les coûts variables sont des coûts qui sont corrélés au niveau d’activité.

C’est difficile de donner une liste universelle car elle dépend largement du type d’entreprise mais voici quelques exemples :

• l’achat de matière première
• les frais de sous-traitance
• les variables des commerciaux
• les frais de livraison
• sur un certain nombre de business, les frais marketing sont variables

Une fois les coûts variables identifiés, on suit la même méthode que vous commencez à connaître :

• identifier des catégories
• pour chaque ligne, on prédit l’évolution des coûts futurs

Sur l’image ci-dessus, on voit que les coûts en matières premières sont de 17% sur les mois précédents. On considère donc que ces coûts vont rester de 17% dans les mois à venir.

Etape 4 : prévoir les échéances fiscales et sociales (TVA, IS, CFE, etc.)

Ces échéances fiscales peuvent parfois être difficiles si elles sont mal anticipées. Il est donc indispensable de les prendre en compte.

Cette fois-ci, on va regrouper les différentes ventes en fonction de leur taux de TVA.

Dans l’exemple ci-dessus, parmi les 7 ventes, 4 ont été réalisées à un taux de TVA de 20%, 3 à un taux de 10%.

On les regroupe donc en fonction du taux de TVA, on calcule la somme des montants et on calcule le TVA comme la somme du taux de TVA et du montant total perçu.

Avec un grand nombre de ventes, un logiciel qui le fait de manière automatique peut être indispensable.

Attention : il ne s’agit que d’une estimation. En cas de doute, demandez conseil à votre expert-comptable.

Ne pas oublier les autres échéances fiscales (liste non exhaustive) :

• IS : dépendra en grande partie de votre résultat comptable de l’exercice précédent
• CFE : dépendra de votre base d’imposition et d’un taux déterminé localement
• CVAE : dépendre principalement du calcul de valeur ajoutée

De même, la méthode reste dans le même esprit que celle pour la TVA et si vous voulez le faire à grande échelle, un logiciel peut s’avérer indispensable.

Etape 5 : prévoir les financements

La dernière étape est d’inclure les flux de trésorerie liés au financement.

Par exemple, un emprunt de 300 000 euros contribue à un flux de trésorerie positif de 300 000 euros au moment où vous percevez l’argent.

Il faut évidemment ensuite prendre en compte le remboursement comme un flux de trésorerie négatif (par exemple 6300 euros).

Vous trouvez ce montant dans votre contrat d’emprunt.

Suivre et tenir à jour le prévisionnel

La vraie valeur d’un prévisionnel n’est pas dans sa seule création, mais dans son maintien à jour au quotidien ensuite.

On voit trop de dirigeants qui construisent un prévisionnel et qui le laissent périmer ensuite.

Construire un prévisionnel signifie forcément faire des hypothèses, et donc des erreurs. Il est donc important de le challenger au fur et à mesure, de le mettre à jour en fonction de ce qui se passe dans la réalité.

Mettre en place un suivi de trésorerie est donc indispensable. Et certains logiciels comme Fygr vont vous permettre d’aller plus loin en réalisant un exercice de budget vs réalisé.

Ce faisant, à la question “pourquoi est-il essentiel de réaliser un prévisionnel de trésorerie ?”, on apporte une nouvelle réponse fondamentale. Suivre sa trésorerie au quotidien est un outil d’aide à la décision.

Construire des prévisionnels, les mettre à jour, permet d’obtenir des prévisions qui sont certes importantes pour toutes les raisons évoquées. Mais l’exercice du suivi apporte bien plus que ça.

Conclusion : aller plus loin en construisant des scénarios, pour appuyer chaque prise de décision

Il est possible de réaliser différents scénarios :

• pour évaluer l’impact d’une décision
• pour prendre en compte plusieurs résultats possibles (exemple : lancement d’un nouveau produit)
• pour évaluer l’impact d’un recrutement
• plus globalement, je peux faire des scénarios optimistes et conservateurs

Ça, c’est encore une chose que permet de faire un logiciel comme Fygr.

L’intérêt est d’envisager de nombreuses possibilités. Et encore une fois, comme l’intérêt principal n’est pas dans la prévision mais dans la gestion quotidienne, l’outil permet au fur et à mesure du temps d’intégrer les scénarios dans le “réalisé” (et d’analyser les différences entre le budget et le réalisé).