Ticket de caisse: comment la dématérialisation facilite la gestion des notes de frais?
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Bien que la loi soit constamment repoussée, l’un des changements significatif que l’on peut constater est la manière dont nous recevons nos tickets de caisse après nos achats. La dématérialisation des tickets de caisse est en train de transformer le paysage du commerce, apportant des avantages considérables tant sur le plan écologique qu’économique.mais aussi sur la gestion des notes de frais, et leur intégration dans les tableaux de bords financiers de l’entreprise.
Pour en parler nous recevons Sid-Ahmed CHIKH-BLED le CEO de KILLBILLS et David HARARI, Senior Customer Success Manager chez PLEO:
Le ticket de caisse dématérialisé : Plus écologique et moins coûteux
En France, pas moins de 12,5 milliards de tickets de caisse sont émis chaque année, générant une émission de 150 000 tonnes de CO2. Le passage au ticket digital a pour objectif de réduire drastiquement cette empreinte carbone. D’autant plus que l’impact lié au stockage du ticket numérique est minime et en fait une option nettement plus écologique.
Pour les enseignes, le passage au ticket de caisse dématérialisé comporte des avantages financiers notables. En 2019, l’enseigne Lidl a économisé plus de 170 000 euros en réduisant la taille de ses tickets de caisse, démontrant ainsi les économies potentielles pour les entreprises.
Un gain de temps et d’argent négligé
Outre les avantages écologiques, le ticket de caisse digital offre des économies significatives en termes de temps et d’argent, à la fois pour les clients et les enseignes. Chaque ticket de caisse papier remis à un client prend en moyenne 3 secondes, ce qui équivaut à une perte annuelle de plusieurs centaines de millions d’euros pour les enseignes. Cette somme considérable impacte directement le chiffre d’affaires annuel. L’attente en caisse est un facteur clé d’abandon d’achat, avec un temps moyen d’attente de 11 minutes en France, considéré comme excessivement long par 90% des Français.
Une connaissance approfondie de sa clientèle
Le ticket de caisse digital bancaire offre aux enseignes un moyen plus rapide et plus simple d’identifier leurs clients lors du passage en caisse. Cette identification ouvre la porte à trois opportunités clés :
- Personnaliser les offres de fidélité en fonction des habitudes d’achat des clients, offrant ainsi une expérience plus ciblée et pertinente.
- Enrichir leur base de données en acquérant légalement les informations personnelles des clients, ce qui leur permet de mieux les connaître et de mieux les satisfaire.
- Recueillir des retours d’expérience sur l’achat, permettant d’améliorer continuellement leur service et d’optimiser l’expérience client.
Une Expérience d’Achat Unique
En adoptant le ticket de caisse dématérialisé, les enseignes s’adaptent aux nouvelles habitudes de consommation et offrent des services en phase avec les attentes des clients. Ce format offre de nombreux avantages, notamment une gestion simplifiée des échanges, des retours, des garanties et des notes de frais, le tout disponible instantanément.
Une Gestion de la Note de Frais Simplifiée
En plus de ces avantages, la dématérialisation des tickets de caisse simplifie considérablement la gestion des notes de frais pour les entreprises et leurs collaborateurs. Ils n’ont plus besoin de conserver des reçus en papier pendant des mois, ce qui facilite la compilation des dépenses professionnelles. De plus, la récupération des informations nécessaires à la déclaration des frais est grandement simplifiée, car les tickets de caisse dématérialisés sont stockés électroniquement et peuvent être consultés à tout moment via une application ou une plateforme en ligne.
Grâce à la dématérialisation, les données des transactions sont stockées électroniquement et peuvent être gérées de manière plus efficace par les services rh, comptables et financier. Voici comment cela améliore l’analyse des notes de frais.
Outre leur stockage et accessibilité, les solutions de gestion des notes de frais comme PLEO, peuvent être configurés pour extraire automatiquement les données pertinentes des tickets de caisse dématérialisés, telles que la date, le montant, le lieu d’achat, et plus encore. Autant de temps gagné sur la saisie manuelle des informations et une baisse significative des erreurs humaines.
Les données des transactions sont mises à jour en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires de suivre les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées. Cela offre une visibilité accrue sur les dépenses en cours et permet de prendre des décisions plus éclairées coté direction financière. En période où la gestion des frais généraux de l’entreprise est un élément crucial de sa bonne santé, cette visibilité des données en temps réel s’avère cruciale.
Les solutions comme PLEO fournissent des outils d’analyse avancée. Les données extraites des tickets de caisse dématérialisés peuvent être utilisées pour identifier des tendances de dépenses, des opportunités d’économies et des comportements de consommation. Cela permet de mieux comprendre leurs dépenses et de prendre des mesures pour les optimiser.
Enfin, les systèmes de gestion des notes de frais basés sur des tickets dématérialisés peuvent générer des rapports détaillés conformes aux réglementations fiscales et aux politiques internes de l’entreprise. Cela simplifie la conformité fiscale et la soumission des rapports de dépenses.
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